Как сэкономить 100% на логистике документов: кейс ITM Group

Компания обслуживает более 40 тысяч торговых точек, а число работников в торговых точках по всей России — мерчандайзеров, торговых представителей, обучающих экспертов и консультантов — недавно перевалило за 9 тысяч. Бизнес ITM Group ведёт на территории России, Республики Беларусь и Казахстана, поэтому исполнители на различные проекты требуются в разных концах страны.

Когда речь идёт об одной команде на локальный проект, задача решается достаточно быстро. Если же требуется массовый найм исполнителей в масштабах СНГ, на первый план выходит важность оптимизации процессов и снижения издержек: например, на документооборот — от оформления договоров с исполнителями и пересылки документов до оплаты и формирования отчётов.

Поиск решения для этих задач был непростым: поставщики услуг зачастую упускали важные моменты — проверку статуса работника как самозанятого, удобство документооборота и т. п. Спустя время представители ITM Group вышли на «YouDo Бизнес», и наши специалисты обрисовали весь процесс взаимодействия по шагам. В качестве теста предложенные решения применили к одному из проектов агентства — тест был пройден успешно, далее началось масштабирование и на другие проекты.

Вся работа в ЭДО. Договоры и другие ключевые документы формируются автоматически, а подписывать их исполнители могут в личном кабинете или на сайте. Таким образом, бумажные документы больше не нужны, а значит, можно быстрее решить все формальные вопросы с исполнителем и привлекать его к выполнению тех или иных задач.

Проверка налогового статуса. Это одна из самых затратных по времени и нагрузке на бухгалтеров стадия: прежде чем оплатить работу, необходимо убедиться, что исполнитель находится в статусе самозанятого — ведь он может за пару минут сняться с регистрации в приложении «Мой налог» самостоятельно или лишиться статуса, превысив допустимую выручку в 2,4 миллиона за год.

В таком случае выплата станет подозрительной и для банка, и для налоговой, так как исполнитель стал «просто» физическим лицом, отношения с которым должны быть оформлены по договору ГПХ. Это несёт с собой дополнительные обязанности со стороны работодателя: удержать НДФЛ, начислить страховые взносы и, собственно, иметь этот самый договор. Если же это массовая выплата, Росфинмониторинг может принять её за попытку незаконного обналичивания средств и просто заблокировать счёт.

Такая ручная проверка сильно замедляет процесс, загружает бухгалтерию и не страхует от возможных ошибок и рисков. Полностью автоматизированная платформа «YouDo Бизнес» сводит риски к нулю: статус проверяется автоматически перед каждой выплатой.

Быстрые массовые выплаты. Платформа «YouDo Бизнес» мгновенно переводит средства на карты любых российских банков. Так, исполнитель получает деньги сразу же и не вынужден ждать до пяти рабочих дней, как бывает при стандартной выплате по реквизитам.

Автоматизация чеков, отчётов и уплаты налогов. При каждой выплате система формирует чек и передаёт его в налоговую. Ещё один способ сэкономить время исполнителя — при его согласии налог самозанятого уплачивается в ФНС автоматически. Отчёты обо всех выплатах генерируются в личном кабинете: сотрудники компании могут скачать нужные документы, проверить статус оплаты, поставить новые задачи и назначить на них исполнителей.

А ещё техподдержка для юрлиц и исполнителей. У самозанятых регулярно возникают вопросы о регистрации статуса, документах и выплатах. Решать возникшие проблемы приходилось сотрудникам компании. У «YouDo Бизнес» есть служба поддержки исполнителей, сопровождающая их на всех этапах работы.

В результате внедрения комплексного решения от «YouDo Бизнес» ITM Group смогли заметно сэкономить расходы на логистику документов, время и человеческий ресурс. Издержки на логистику документов были сокращены полностью, административная нагрузка проектных команд при заключении договоров снизилась на 40%, а бухгалтерам освободили 60% времени. Бонусом — при наращивании оборотов компании комиссия «YouDo Бизнес» станет меньше!