Блог
Телеграм

Как без проблем работать с самозанятыми:
автоматизация поиска, проверки, регистрации, расчетов и документооборота в одном сервисе

Главная / Блог / Статьи
В 2021 году бизнесмены для оптимизации зарплатных налогов и расходов на персонал нередко использовали договоры с самозанятыми. В 2022 году ничего не изменилось. Бизнесмены все активнее работают с самозанятыми, поэтому бухгалтерам нужно автоматизировать учет документооборота в этой области.

Расскажем о том, какие инструменты помогут упростить работу с самозанятыми, вне зависимости от их численности
Как найти самозанятого исполнителя
Удобно, когда у вас уже есть своя «база» проверенных исполнителей, и остается только выбрать подходящего под конкретный проект. Но так бывает далеко не всегда, часто нужных специалистов приходится искать.

Вы можете воспользоваться общедоступными сайтами с вакансиями, пойти на биржу фриланса или разместить объявление в социальных сетях. Но все эти ресурсы не ориентированы на поиск именно самозанятых, поэтому вам придется тратить много времени и сил на отбор и оценку исполнителей.

Поэтому лучше всего разместить вашу вакансию на крупной платформе, которая специально создана для подбора самозанятых исполнителей.
Портал YouDo Бизнес — это именно такой ресурс. На нем зарегиcтрировано несколько миллионов исполнителей, поэтому вы обязательно найдете специалиста, который подходит именно под вашу задачу. Сервис позволяет не только находить отдельных исполнителей по заданным критериям, но и вести массовый подбор. Например, вам нужны 100 курьеров — формируете соответствующий запрос и все сотрудники будут найдены. Чтобы сделать правильный выбор, учитывайте рейтинг исполнителей и отзывы.

Как зарегистрировать самозанятого и в каких случаях это необходимо

Если вы уже работали с исполнителем по договору гражданско-правового характера (ГПХ) и намерены продолжать сотрудничество, то предложите ему оформить самозанятость. Тогда вам не придется удерживать с его доходов НДФЛ и платить страховые взносы.

В выигрыше будет и сам исполнитель: по договору ГПХ вы удерживаете 13% НДФЛ, а в качестве самозанятого он заплатит 6% налога.

Зарегистрироваться в качестве самозанятого можно с помощью специального приложения «Мой налог», которое разработала ФНС. Клиенты многих банков, например, Сбера или Альфы могут пройти регистрацию в банковском приложении.
В любом случае процесс регистрации несложен. Однако некоторые исполнители все равно сталкиваются с проблемами при ее прохождении. Здесь им может помочь сервис YouDo Бизнес, взяв на себя всю процедуру оформления. Вам останется только отследить в личном кабинете, что исполнитель прошел регистрацию — и можете выдавать ему задание.
Как и зачем проверять статус исполнителя
Во время сотрудничества с исполнителем важно регулярно проверять, сохранил ли он свой статус самозанятого. Если исполнитель перестанет быть плательщиком налога на профессиональный доход (НПД), то вы должны будете удержать с выплат в его пользу НДФЛ, а также начислить страховые взносы. Кроме того, вам придется включать сведения об этом исполнителе в отчетность.

На сайте ФНС РФ размещен сервис для проверки статуса самозанятого. Но с его помощью придется проверять каждого исполнителя по отдельности перед каждой выплатой.

Также бизнесмены часто включают в договоры обязанность исполнителей немедленно сообщить об утрате им статуса самозанятого. Но это положение лучше рассматривать, только как дополнительную «страховку». Полностью полагаться на добросовестность исполнителей в этом вопросе не стоит.
В YouDo Бизнес вы сможете контролировать статус всех исполнителей в режиме онлайн. Сервис в автоматическом режиме запрашивает данные в ФНС РФ. В случае необходимости вы можете посмотреть историю проверок.
Как удобно организовать оплату самозанятым исполнителям
В отличие от выдачи зарплаты, порядок расчетов с самозанятыми не регламентирован законом. Если у вас много таких исполнителей, то есть риск не заплатить кому-то вовремя или ошибиться в сумме. Чтобы избежать ошибок, лучше автоматизировать расчеты.

Для этого можно воспользоваться услугам банка и сформировать реестр платежей по аналогии с зарплатным проектом. В некоторых случаях вы можете создать анкеты исполнителей непосредственно в клиент-банке, и затем на их основе заполнить платежную ведомость. Например, так работает Тинькофф Банк.
Сервис YouDo Бизнес также дает возможность платить самозанятым по реестру. Для этого внесите данные всех исполнителей в личный кабинет, а затем выбирайте тех, кому следует провести оплату в том или ином периоде.
У оплаты через YouDo Бизнес есть преимущества по сравнению с расчетами через банки:

1. Можно платить не только по банковским реквизитам, но и по номеру карты, либо по привязанному к карте телефону.

2. Можно установить любое время для выплаты, не связанное с режимом работы банка.
Как избежать ошибок при уплате налогов
Самозанятые должны перечислять свой налог ежемесячно, до 25-го числа следующего месяца. Иногда исполнители забывают об этом, и тогда им приходится платить пени за просрочку.

Чтобы избежать подобных проблем, можно настроить автоматическую уплату налога в приложении «Мой налог». Однако не все самозанятые готовы доверить налоговикам свои расчеты.

Те, кто не доверяют государственному сервису, могут настроить автоплатеж в приложении своего банка, если он предоставляет такую услугу. Однако иногда здесь возникают сбои. Например, банк не учитывает часть поступлений в качестве дохода, из-за чего занижается облагаемая база.
Сервис YouDo Бизнес также дает возможность проводить автоплатеж НПД. Здесь есть удобная опция — можно настроить удержание налога сразу при оплате исполнителю. Таким образом, самозанятый получит на карту доход уже за вычетом налога и может полностью тратить его на свои нужды, не задумываясь о расчетах с бюджетом.
Как организовать документооборот с самозанятыми
Больше всего вопросов у бухгалтерских служб вызывает оформление «первички» по сотрудничеству с самозанятыми.

В первую очередь, нужно подписать договор об оказании услуг. Это поможет не только снизить налоговые риски, но и защитить интересы заказчика, если исполнитель не соблюдает договоренности, например, нарушает сроки.

Получать от самозанятого счет на оплату не обязательно. Сумму обычно указывают в договоре, а платежные реквизиты при начале сотрудничества — заносят в информационную базу заказчика.

А вот акт об оказании услуг лучше оформить. Хотя в законе об НПД акт и не упоминается, налоговики рекомендуют составлять и этот документ.

И конечно, после оплаты самозанятый должен выдать заказчику чек. Это основной документ, без которого бизнесмен точно не сможет учесть свои расходы. Если компания провела безналичную оплату со своего счета, то чек нужно получить до 9-го числа следующего месяца. При расчетах наличными или с помощью электронных денег исполнитель обязан выдать чек немедленно.

Чтобы обосновать расходы перед налоговиками, вам в большинстве случаев потребуется полный комплект документов — договор, акт и чек. Нередко собрать весь пакет оказывается непросто: исполнитель после получения оплаты «забывает» о заказчике, особенно — если речь идет о разовом проекте.

А бывает, что исполнитель неверно заполняет чек, например, допускает ошибку в ИНН. В этом случае чек необходимо аннулировать и повторно отправить верный вариант, что еще больше затягивает процесс.

Избежать подобных проблем позволяет электронный документооборот.
В сервисе YouDo Бизнес электронные договоры и акты формируются автоматически, заказчику и исполнителю остается только подписать их. Причем исполнителю — физическому лицу не обязательно оформлять за плату квалифицированную электронную подпись. Ему достаточно простой электронной подписи, например, пары логин-пароль из личного кабинета.
После оплаты сервис также в автоматическом режиме вышлет чек заказчику.

Вы можете проводить через сервис не только бухгалтерские документы, но также обсуждение и выдачу заказов. Сохраненная переписка с исполнителями поможет обосновать расходы для ФНС и защитить ваши права в спорных ситуациях.