Работник без трудового договора: чем грозят «серые» схемы и как избежать штрафов

В январе — феврале 2023 года каждая десятая компания в России никак не оформляла свои отношения с массовыми сотрудниками. И это несмотря на возможные штрафы и даже уголовное преследование должностных лиц. Разбираемся, чем грозят компании незаконные трудовые отношения и как оформлять взаимоотношения с работниками безопасно.

В начале 2023 года в 11 % случаев выплата денег российским массовым работникам (продавцам, курьерам, официантам, грузчикам и пр.) велась даже не по серым схемам, а полностью нелегально. Никаких договоров, официальных платёжных документов и налоговых отчислений. Такие данные были получены в итоге совместного исследования рынка труда сервисом для работы с внештатным персоналом YouDo и рекрутинговой платформой hh.ru. Статистика собрана на базе ответов 216 компаний-респондентов.

В качестве главных причин отказа от оформления договоров работодатели чаще всего указывали высокий уровень текучки кадров и трудоёмкость необходимых по закону процедур. То есть компаниям приходилось тратить на подбор и наём работников необходимых специальностей столько ресурсов, что возможные суммы штрафов на их фоне выглядели менее чувствительными для бизнеса.

Некоторые компании пытались сэкономить на ФОТе, заключая договоры ГПХ вместо трудовых, но с 2023 года это потеряло смысл — расходы на налоги и взносы почти сравнялись. Появились и новые нормы в отношении иностранной рабочей силы — мигрантов.
Вот некоторые изменения в законодательстве, вступившие в силу 01.01.2023:

Теперь при найме сотрудников даже по договорам ГПХ работодатель будет перечислять за них взносы в полном объёме, включая страховые на случай нетрудоспособности и материнства. Это 30 % от суммы причитающихся физическому лицу выплат и дополнительная страховка на случай производственных травм (если пункт о страховании включён в договор ГПХ). Добавим к этому 13% НДФЛ и получим те же самые 43 %, что компании платят за работников, нанятых по трудовому договору.
Если работник — мигрант и при этом не является резидентом РФ, за него придётся выплачивать увеличенный НДФЛ по ставке 30 % (п. 3 ст. 224 НК РФ).

Исключений несколько:

• те, кто работает по патенту;
• граждане ЕАЭС, то есть РФ, Армении, Беларуси, Киргизии и Казахстана;
• высококвалифицированные иностранные специалисты;
• беженцы;
• участники Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в РФ соотечественников.

Для вышеперечисленных групп ставка НДФЛ равна 13 % (или 15 %, если доход за налоговый период больше 5 млн ₽).

Раньше за временных мигрантов не нужно было платить взносы на обязательное медицинское страхование — при трудоустройстве они обязаны были предоставить полис ДМС. Теперь за них будет отчислять страховые взносы в фонд ОМС работодатель. В перспективе исчезнет возможность легально прекратить сотрудничество с временным мигрантом на основании окончания действия ДМС (ст. 327.5 ТК РФ), как это было раньше.

Другими словами, закрытие каждой вакансии одномоментно подорожало приблизительно на треть или более. И неважно, будет привлечённый работник гражданином России или нет.

Вполне логично, что это подтолкнуло бизнес к использованию серых и чёрных схем в попытках сократить издержки: не заключать никакие договоры, платить наличкой или трудоустраивать с минимальной зарплатой. Также логично, что за это предусмотрено наказание.

Проверка может начаться, если надзорные органы найдут нестыковки в отчётных документах, получат жалобу от конкурентов или самих сотрудников. Практически все возможные санкции для работодателей предусмотрены статьёй 5.27 КоАП, статьёй 122 НК, законом №125-ФЗ и статьями 198 и 199 УК РФ.

Для удобства сведём данные в таблицу:

Также за допуск сотрудника к выполнению работ лицом, не имеющим на это полномочий, гражданину грозит штраф от 3 до 5 тыс. ₽, а должностному лицу — от 10 до 20 тыс. ₽.

В общих случаях ИП несёт ответственность как должностные лица, а для компаний ответчик определяется по обстоятельствам дела. Это может быть директор, бухгалтер, учредитель и иные представители руководства, причастные к нарушению.

Также важно отметить, что с 18.03.2023 установлено, что уголовное преследование прекращается, если виновник полностью погасил сумму недоимок и штрафов. На момент написания статьи закон 608-ФЗ «О внесении изменений в Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации» является новым, и судебной практики по нему ещё нет. Возможно, на его появление повлиял ряд громких прецедентов, связанных с крупным бизнесом.

Например, к серым схемам при работе со штатным и внештатным персоналом прибегал даже действующий лидер сферы перевозки сборных грузов в РФ. 12 000 сотрудников просто не знали, что получали зарплату неофициально. После обысков на счетах компании было арестовано около 1,6 млрд ₽. Разбирательство длилось более 4 лет и с точки зрения закона закончилось именно покрытием долгов перед государством.

Для работника наказание предусмотрено всё теми же статьями 122 НК и 198 УК РФ. Оно более мягкое, чем для работодателя, но всё ещё существенное.
К возможным проблемам для сотрудника относятся:

• Необходимость самостоятельно подавать отчётность

Если специалист не знает, что получает зарплату по серой или чёрной схеме, ему ничего не грозит, ведь обязанности по уплате налогов берёт на себя работодатель. В ином случае по закону гражданин должен ежегодно декларировать доход и доплачивать недоимки по налогам в казну. Что, разумеется, может привлечь к работодателю внимание надзорных органов.

• Наказание за утаивание доходов

Если не следовать процедуре из пункта выше и не сообщать о незаконных действиях работодателя, работник будет считаться соучастником и понесёт наказание в соответствии с НК и УК. То есть должен будет оплатить недостачу, 20–40 % сверху и штраф. А при сумме недоимки более 2,7 млн ₽ за последние 3 года есть риск лишиться свободы.

• Проблемы при фиктивном трудоустройстве

Для компаний иногда выгодно номинально заключить трудовой договор только для прохождения проверок. В таких случаях сотрудник числится в штате, но не исполняет никаких обязанностей, и обычно наказание касается только работодателя. Однако если будет доказан факт мошенничества, возможна ответственность вплоть до 6 лет лишения свободы (ст. 159 УК).
Помимо очевидных рисков сотрудник, получающий серую или чёрную зарплату, не может в полной мере претендовать на кредит, ипотеку и налоговый вычет. А из-за минимальных страховых выплат можно не рассчитывать на оплату отпусков и больничных в адекватном размере и справедливую пенсию.

Поскольку соглашения ГПХ фактически уравнялись в условиях с трудовыми договорами, можно выбрать любой из них. Бизнесу придется официально заключать договоры с каждым сотрудником и исправно оплачивать взносы или рисковать: в лучшем случае получить штраф при проверке, в худшем — попасть под статью УК.

В качестве альтернативы можно рассмотреть работу с самозанятыми, которые сами платят за себя налоги. Это полностью легально, а главное — никаких дополнительных платежей и увеличенных ставок такая схема работы не предусматривает. В штат этих работников нанимать не нужно.

Проведение выплат самозанятым основано на выставлении счетов от исполнителя работ к компании, а затем передаче чека после оплаты. От каждой суммы, полученной от юрлица, сотрудник самостоятельно перечисляет государству 6 % (№ 422-ФЗ от 27.11.2018).
Есть несколько нюансов:

• Самозанятыми могут быть только граждане России (в том числе жители новых территорий), Украины и ЕАЭС.
• Лимит дохода для самозанятых — 2,4 млн ₽ в год. Если в процессе сотрудничества с вами самозанятый превысит лимит, он потеряет статус.
• На момент выплаты статус самозанятого должен быть актуален, иначе вы проведёте оплату обычному физлицу и заплатите налог 13%.
• Нельзя нанимать самозанятого, если он за последние два года был сотрудником компании, то есть работал по трудовому договору.

Все эти нюансы сложно отследить своими силами, особенно если самозанятых работников много — придётся проверять каждый счёт, чек и договор.

Таким образом, взаимоотношения с работником (исполнителем) можно оформить тремя законными способами:

1. трудовой договор,
2. договор ГПХ,
3. договор с самозанятым.

Платить серую и чёрную зарплату становится всё опаснее: у ФНС постоянно появляются новые инструменты выявления таких компаний.
Например, помимо проверки непосредственно бухгалтерской и налоговой отчетности, налоговики могут запрашивать информацию о движениях денежных средств на банковских счетах. Если вы регулярно в первых числах месяца снимаете наличку или физлицо ежемесячно получает от вас на карту одну и ту же сумму, не проведенную как заработная плата, к вам могут возникнуть вопросы. Проверка может прийти и по жалобе сотрудника, а следствие и суд в 99 % случаев будут на его стороне.

Кроме того, с 2023 года введена форма отчётности по персонифицированным сведениям о физических лицах, где нужно указывать не только ФИО работника или исполнителя по ГПХ, за которого уплачивается страховые взносы, но и сумму выплат — это также увеличит количество проверок, связанных с серыми схемами.

Всё это делает наём сотрудников без соответствующего оформления или с заниженной в трудовом договоре зарплатой всё более дорогостоящим и опасным — лучше уже сейчас использовать легальные способы работы с персоналом.