Оплата услуг самозанятых от юридического лица: что нужно учитывать

Платить самозанятому за оказанные услуги простым переводом на карту нельзя — налоговой нужны документы, подтверждающие расходы. Разбираемся, как правильно провести оплату самозанятому, чтобы не привлечь внимания проверяющих органов.

Основаниями для проведения оплаты самозанятому являются выполненные работы или оказанные услуги, но только те, которые подпадают под закон о налоге на профессиональный доход (НПД). Характер и объём работ/услуг прописаны в договоре, а факт выполнения подтверждается актом выполненных работ/оказанных услуг.
Также исполнитель может выставить счёт через приложение «Мой налог». Он не подтверждает факта оказания услуг, но может быть удобен при проведении оплаты.
Рассмотрим подробнее эти документы: какие из них обязательны, какие — нет и как они правильно оформляются.

С самозанятыми можно заключить только договор гражданско-правового характера. Каких-либо специальных требований к порядку заключения нет, поэтому нужно руководствоваться общими положениями Гражданского кодекса.
Единственное существенное ограничение — запрет на заключение договора с самозанятым, трудовые отношения с которым прекратились менее 2 лет назад. Это сделано специально, чтобы недобросовестные работодатели не подменяли трудовые отношения гражданско-правовыми и не уклонялись таким образом от уплаты налогов.
Что обязательно должно быть указано в договоре с точки зрения оплаты:

Самое важное — указать, что исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход (НПД) и обязан сообщить об изменении своего статуса.
Обратите внимание: в соответствии с Письмом ФНС России письменная форма договора необязательна, если услуга оказывается по исполняемой в этот же момент сделке. Например, вы купили готовые пирожные у самозанятого кондитера и в момент покупки получили чек. В таком случае факт заключения договора будет подтверждаться оплатой выполненной работы и чеком. Однако при долговременном сотрудничестве лучше всё равно составлять договор, чтобы избежать споров и разногласий.

Акт — закрывающий документ, который подтверждает выполненный объём работ или услуг.
Чтобы провести оплату, акт составлять необязательно. Но лучше сделать это, и вот почему:

• Акт содержит больше сведений об оказанных услугах или выполненных работах, чем чек, в котором есть ограничение по количеству символов. В некоторых случаях это помогает избежать претензий от налоговой. Даже если наличие чека обязывает налоговую принять расход, более подробный акт, где указаны этапы, сроки, состав работ или услуг, снимет вопросы.
• Акт документирует объём и качество выполненных работ. При приёмке заказчик может указать в нём претензии к исполнителю, выявленные дефекты и недостатки. В дальнейшем это поможет в спорах и послужит основанием требовать устранения недостатков или компенсации ущерба.
• Документ является признаком гражданско-правовых, а не трудовых отношений, поэтому риск переквалификации отношений с самозанятым в трудовые уменьшается.

Хоть акт и не является обязательным документом при работе с самозанятыми, его придётся оформлять, если исполнителю вносится предоплата, например на закупку материалов. В этом случае акт подтверждает ваши расходы за определённый период, хотя работы ещё не выполнены или выполнены не в полном объёме..

Самозанятый не обязан выставлять его, но по просьбе заказчика может сделать это в личном кабинете «Моего налога». В счёте обязательно должны быть реквизиты сторон, наименование работ/услуг и их стоимость. По счёту бухгалтеру будет проще сделать перевод, особенно если контрагентов много. Если счёта нет — ничего страшного, это не повлияет на подтверждение расходов..

Разберёмся, какие риски несёт заказчик при работе с самозанятыми и как их избежать.

Юридическому лицу перед заключением договора с самозанятым следует убедиться, что гражданин действительно имеет статус плательщика НПД. Сделать это можно несколькими способами:

• Запросить у исполнителя выписку из приложения «Мой налог», в которой будет отражена вся актуальная информация.
• Проверить статус самостоятельно на официальном сайте ФНС России, для этого понадобится только ИНН.

Выполнять проверку нужно перед каждой оплатой, поскольку самозанятый может потерять статус. В этом случае заказчику придётся платить страховые взносы и НДФЛ за сотрудничество с физическим лицом.

Платить самозанятому можно сразу за всю работу, либо частями — этот порядок определяется сторонами в договоре. При этом лучше избегать оплаты равными частями в одни и те же числа месяцев, поскольку со стороны это похоже на трудовые отношения и может привлечь нежелательное внимание контролирующих органов.

После получения платежа самозанятые должны формировать и предоставлять чек заказчику одним из следующих способов:

• по электронной почте либо через мессенджер;
• на бумажном носителе;
• в виде QR-кода для считывания.

В чеке указывается наименование услуги, сумма и ИНН организации. Если в данных была допущена ошибка, то документ аннулируется и формируется заново.
При наличной оплате чек выдаётся на месте. При безналичном порядке расчёта это требование должно быть исполнено не позднее 9 числа следующего месяца.
Для юридических лиц получение чека крайне важно, поскольку он необходим для правильного определения налогооблагаемой базы. Так, он нужен, чтобы учесть выплаченное вознаграждение в качестве расходов по ОСН, УСН, ЕСХН. Отсутствие корректного чека может стать причиной доначисления налогов, страховых взносов и штрафов.
Если самозанятый не предоставил чек, то вероятно, что он не уплатил налог. В таком случае компания может подать соответствующую жалобу на официальном сайте ФНС России. Вместе с этим выплаченный доход нужно будет включить в облагаемую страховыми взносами базу.

Как таковых ограничений на выплату самозанятым нет, однако законом установлен лимит на суммарный годовой доход плательщика НПД в 2,4 миллиона рублей. В случае его превышения налогоплательщик должен перейти на другую систему налогообложения.
Если самозанятый, не зарегистрированный в качества ИП, утрачивает статус плательщика НПД, в частности по причине превышения лимита годового дохода, заказчик обязан исчислить и уплатить НДФЛ со страховыми взносами с дохода, выплаченного с момента утраты статуса НПД. Переоформлять договор в такой ситуации не обязательно, но в любом случае это влечёт издержки в виде начисления страховых взносов 30 % от оплаты труда и удержания НДФЛ 13 %.
Организация может заранее обезопасить себя от непредвиденных расходов. Например, включить в договор условия компенсации всех налоговых расходов, которые грозят в случае, если исполнитель-самозанятый не сообщит об утере своего статуса.

В платёжном поручении должны быть отражены следующие сведения:

• Номер и дата документа, сумма цифрами и прописью.
• Данные юрлица, совершающего платёж: ИНН, КПП, организационно-правовая форма и наименование, например ООО «Эталон».
• Данные получателя: ФИО, ИНН.
• Банковские реквизиты обеих сторон: наименования банков, БИК, номера счетов.
• При переводе физлицам нужно указать коды — вид операции «01».

Отдельное внимание следует уделить графе «Назначение платежа». Здесь нужно точно указать оказанную услугу и основание перевода средств. Использовать любые слова, отсылающие к трудовым правоотношениям — зарплата, аванс, премия, — нельзя, поскольку отношения с самозанятым не трудовые. Это может привлечь внимание налоговых органов. Писать лучше максимально развёрнуто, например: оказание услуг по договору № 1 от 01.02.2023 г.
Готовая платёжка должна выглядеть следующим образом:

ИП тоже могут быть плательщиками налога на профессиональный доход. В этом случае деньги им перечисляют не на карту, а на расчётный счёт для ведения предпринимательской деятельности.
Порядок и особенности заполнения платёжного поручения аналогичны ранее рассмотренным. Единственное — в поле 20 «Назначение платежа» не нужно указывать код.
После заполнения платёжку направляют в банк, который перечислит оплату самозанятому исполнителю.

ИП тоже могут быть плательщиками налога на профессиональный доход. В этом случае деньги им перечисляют не на карту, а на расчётный счёт для ведения предпринимательской деятельности.
Порядок и особенности заполнения платёжного поручения аналогичны ранее рассмотренным. Единственное — в поле 20 «Назначение платежа» не нужно указывать код.
После заполнения платёжку направляют в банк, который перечислит оплату самозанятому исполнителю.