Как проверить статус самозанятого по ИНН: подробная инструкция

Организация может сотрудничать с исполнителем вне зависимости от того, действует он как физлицо или как самозанятый. Разница лишь в объёме налоговых выплат. В первом случае при выплате вознаграждения компания должна перечислить страховые взносы в Социальный фонд в объёме 30 % от гонорара (ст. 2 ФЗ № 239-ФЗ от 14.07.2022), а также уплатить подоходный налог по ставке 13 % (ст. 224 НК РФ). Во втором случае компания освобождается от перечисленных платежей — вместо этого самозанятый сам платит налог по ставке 6 % (ст. 10 ФЗ № 422-ФЗ от 27.11.2018).

Если при очередной проверке выяснится, что компания взаимодействовала с исполнителем как с самозанятым, а тот при этом был физлицом, фирму ждёт штраф. Поэтому перед оплатой выполненных работ или услуг нужно заранее проверить статус самозанятого. Рассказываем о трёх способах уточнить данные контрагента и уберечь компанию от непредвиденных расходов.

Рассмотрим этот вопрос на примере:

Допустим, компания заключила договор оказания услуг с программистом Олегом. Руководитель на слово поверил исполнителю, что у того оформлена самозанятость, и дважды оплатил услуги без дополнительных отчислений в страховой фонд и уплаты подоходного налога. За это время компания выплатила Олегу 160 000 ₽. Он обещал выслать чек, но так и не сделал этого.
Спустя полгода налоговая инспекция (ФНС) при проверке обнаружила, что Олег не зарегистрирован в качестве самозанятого, а является физическим лицом. В связи с этим на компанию были возложены обязательства по уплате взносов:

• НДФЛ 13% (по общему правилу): 160 000 ₽ * 13% = 20 800₽
• Страховые взносы 30%: 160 000 ₽ * 30% = 48 000₽

Также организация получила штраф в размере 20% от суммы неуплаченных налогов и взносов:
(20 800 + 48 000) * 20% = 13 760 ₽

В итоге компания понесла непредвиденные расходы в общем объёме 82 560 ₽. Этого можно было избежать, если бы руководитель предварительно проверил налоговый статус исполнителя и правильно составил договор.

Если исполнитель утверждает, что у него оформлена самозанятость, а на деле подтверждается обратное, это не обязательно значит, что он намеренно ввёл нанимателя в заблуждение. Специалист действительно мог платить налог на профессиональную деятельность (НПД), но со временем лишиться статуса самозанятого.

Это происходит по разным причинам:

• Сумма его годовых доходов от профессиональной деятельности превысила 2,4 млн ₽;

• Он перешёл на деятельность, которая не включена в список разрешённых для самозанятых;

• Он действует в интересах другого лица на основании договора поручения или агентского договора.

Все причины, по которым физическое лицо не вправе применять специальный налоговый режим, перечислены в ч. 2 ст. 4 ФЗ № 422-ФЗ от 27.11.2018. Когда ФНС аннулирует статус самозанятого, налогоплательщик получает соответствующее уведомление в приложении «Мой налог».
Также гражданин может аннулировать статус по своей инициативе и недобросовестно умолчать об этом.

Для проверки самозанятости на сайте ФНС нужно узнать ИНН исполнителя, а затем ввести его на этой странице. За проверку платить не нужно.

Справку о постановке на налоговый учёт исполнитель формирует самостоятельно в личном кабинете приложения «Мой налог». Обычно система отправляет документ, заверенный цифровой подписью налоговой инспекции, на электронную почту налогоплательщика в течение 2−3 минут с момента нажатия кнопки «Получить справку». Организация может попросить контрагента предоставить такую справку.

Документ выдаётся бесплатно и содержит информацию о дате регистрации и дате аннулирования статуса самозанятого, если он аннулирован. В данной справке сведений о снятии с учёта нет, значит, исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход (самозанятым) и нарушений при сотрудничестве с ним не будет.

Если исполнитель не имеет статуса самозанятого и это выяснилось заранее, заказчик может найти другого специалиста или задействовать исполнителя как физическое лицо, оплачивая положенные налоги и взносы.
Если исполнитель не имеет статуса самозанятого, но уже привлечён к оказанию услуг, лучшим решением станет оперативная подача уточнённой декларации НДФЛ. Нужно будет заплатить 13% подоходного налога за специалиста, а также отправить уточнённые расчёты в Социальный фонд и уплатить взносы вместе с пеней за просрочку. Это поможет организации избежать сложностей во время проверок и начисления штрафов.

Для этого нужно добавить в договор пункт о ежемесячном предоставлении специалистом справки о действующей самозанятости. Также стоит обозначить срок, в течение которого контрагент обязан сообщить организации об аннулировании такого статуса.
В качестве ответственности за несвоевременное предупреждение можно установить требование о возмещении убытков, которые организация понесёт в случае взыскания ИФНС страховых взносов, НДФЛ, пени и штрафов.

Представители надзорных органов могут сами попросить предъявить чеки о получении денежных средств самозанятым исполнителем. Если у руководителя или бухгалтера фирмы их не окажется, проверяющий может счесть это основанием для взыскания суммы неуплаченного подоходного налога и взносов. Аргументом обычно является следующее: если чека нет, значит, специалист не заплатил с полученного вознаграждения НПД и компания сотрудничала с ним как с физическим лицом.

Когда компания массово привлекает к сотрудничеству сторонних исполнителей, следить за изменением налогового статуса каждого специалиста становится сложно — проверка статуса на сайте ФНС или справки из «Моего налога» делается только вручную. Взаимодействие облегчают различные коммерческие сервисы и платформы для бизнеса, которые предоставляют услуги автоматического уведомления о снятии контрагентов с налогового учёта или исключении из реестра самозанятых.
Ещё некоторые платформы полностью автоматизируют документооборот с исполнителями и не допускают к принятию заказов тех, кто не соответствуют критериям заказчика. Так можно сотрудничать с любым количеством внештатных специалистов, полностью соблюдая законы и избегая ненужных издержек. По этому принципу построен YouDo Бизнес: сервис составляет договор, формирует акты и собирает чеки самозанятых исполнителей.