Как оплатить самозанятому с расчетного счета юридического лица

Сотрудничество с самозанятыми удобно бизнесу для организации взаимодействия, но одновременно с этим  требует соблюдения определенных требований, чтобы избежать вопросов со стороны государственных органов.
Неточности в расчетах могут обернуться налоговыми доначислениями, штрафами и подозрениями в подмене трудовых отношений. Чтобы не допустить вопросов со стороны налоговиков, важно не просто перечислять деньги, а придерживаться определенных требований при проведении оплаты.

В статье рассказываем, как платить самозанятому с расчетного счета ООО или ИП, объясняем, как правильно организовать процесс и чего ни в коем случае нельзя допускать.

Самозанятые — это простые физлица и ИП, применяющие особую систему налогообложения (НПД). Для бизнеса основное преимущество сотрудничества с самозанятыми заключается в том, что они освобождены от роли налогового агента и, как следствие, нет необходимости удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы, поскольку налог уплачивается самими самозанятыми.

Однако есть ряд немаловажных ограничений:

• запрещено работать с исполнителем-бывшим работником, если трудовой договор расторгнут менее 2 лет назад;

• лимит годового дохода самозанятого 2.4 млн рублей;

• самозанятый не может перепродавать чужие товары, нанимать работников и в целом он  ограничен перечнем разрешенных видов деятельности, указанных в ст. 4 ФЗ № 422-ФЗ.

Хотя это и не обязательно по закону, сотрудничество с самозанятыми, как правило, оформляется договором ГПХ в простой письменной форме. Специальных требований  нет, но в договоре желательно зафиксировать перечень работ, сроки, цену и статус исполнителя как самозанятого.

Оплату можно провести несколькими способами: наличными, через банковский перевод или с помощью сервиса-посредника. Каждый из этих вариантов имеет свои особенности и нюансы, которые важно учитывать, чтобы избежать проблем с налоговой.

Если работа с исполнителем происходит очно, то можно воспользоваться наличными.
Закон не запрещает такой способ оплаты, однако он требует особой внимательности. В частности, необходимо учитывать следующее:

• Документальное подтверждение расходов. Без чека от самозанятого учет оплаты для налоговой невозможен. То есть фактически деньги выплачены, но доказать расходы будет крайне сложно.

• Риск повторного требования оплаты. Самозанятый может заявить, что деньги не получал, и потребовать повторную выплату. Без подтверждающих документов доказать обратное будет проблематично даже в суде.

На практике такой способ используется довольно редко — в основном для разовых услуг или небольших проектов, где и сумма, и количество самозанятых минимальны. Но даже для небольших платежей важно фиксировать все операции документально: акт или счет и обязательный чек. Это позволит избежать спорных ситуаций и защитить расходы перед налоговой.

При безналичном расчете оплата производится на карту или счет самозанятого. Важно понимать, что нельзя просто отправить средства по номеру карты или СБП, как между простыми физлицами — бухгалтерия не сможет обработать такую транзакцию, и она не будет отражена в отчетности.
Также самозанятые могут сформировать счет на оплату через личный кабинет. При этом использование контрольно-кассовой техники (ККТ) самозанятыми, в том числе ИП на НПД, не требуется.

Для корректного безналичного расчета необходимо заранее получить и проверить следующие банковские реквизиты исполнителя:

• ФИО получателя;
• номер счета;
• название банка;
• БИК и корреспондентский счет.

Особое внимание следует уделить назначению платежа. В графе не нужно использовать слова вроде «зарплата», «премия» или аналогичные, которые могут быть расценены налоговой как выплаты штатному сотруднику. Укажите конкретную услугу или работу, на основании которой производится оплата, например: «Оплата по договору № 1 от 01.08.2025 г. за маркетинговые услуги».

Учтите, что даже при правильно оформленной операции кредитная организация может временно приостановить транзакцию. Тогда нужно будет предоставить договор с самозанятым и чек, чтобы подтвердить легальность выплаты и разблокировать счет.

Если компания одновременно работает с большим количеством внештатных исполнителей, ручное проведение всех выплат и контроль за документами создает существенную нагрузку на бухгалтерию. В таких условиях значительно повышается риск ошибок, которые могут привести к штрафам и доначислению налогов.

Чтобы не допустить этого, можно использовать специализированные сервисы-посредники.

Например, Система YouDo Бизнес автоматически:

• подключает внештатных исполнителей к компании;
• проводит оплату за оказанные услуги;
• формирует необходимые документы для бухгалтерии;
• принимает чеки от самозанятых.

Использование подобных сервисов опционально, но благодаря ним процесс выплат самозанятым становится эффективным, безопасным и полностью документально подтвержденным, что значительно снижает налоговые и финансовые риски для организации. Однако заказчик должен убедиться, что сервис соответствует требованиям законодательства и предоставляет все необходимые документы.

Перед каждой оплатой важно убедиться, что все формальные и юридические условия соблюдены. Ошибки на этом этапе могут привести к блокировкам платежей, доначислению налогов и штрафам.

Основные моменты, которые необходимо проверить:

• Статус самозанятого. Прежде чем перечислять средства, убедитесь, что исполнитель зарегистрирован как плательщик НПД. Это можно сделать на официальном сайте ФНС по ИНН либо запросив у исполнителя справку из приложения «Мой налог». Если статус утрачен, безналичный перевод или наличная оплата могут вызвать дополнительные налоговые обязательства для компании;

• Реквизиты для оплаты. Проверьте корректность банковских данных: ФИО, расчетный счет, БИК, корреспондентский счет, наименование банка. Неверные реквизиты могут привести к блокировке платежа или его возврату;

• Договор и условия оплаты (при наличии). Договор ГПХ должен четко фиксировать предмет работы или услуги, сроки, стоимость и стороны сделки. Не используйте формулировки, которые свойственны трудовым отношениям (например, «зарплата», «аванс», «премия»).

Проверка всех этих аспектов до проведения оплаты самозанятому  позволит значительно снизить риски: платеж пройдет без задержек, бухгалтерия сможет корректно учесть расходы, а налоговая не будет задавать лишних вопросов.

После того как подготовительные действия завершены, в частности, проверены реквизиты самозанятого и подтвержден статус плательщика, можно переходить к непосредственному проведению платежа.

В общем виде алгоритм оформления платежного поручения выглядит следующим образом:

• Заполнение реквизитов документа. Укажите номер и дату платежного поручения, сумму цифрами и прописью, а также данные юрлица-плательщика: ИНН, КПП, организационно-правовую форму и наименование. Помимо этого, внесите данные получателя: ФИО и ИНН, а также банковские реквизиты обеих сторон;

• Проставление кодов для бухгалтерской и налоговой обработки. В поле «Вид операции» указывается код «01», в поле «Назначение платежа» — код «1», который соответствует выплатам по договорам ГПХ самозанятым, а в поле «Очередность платежа» — код «5», предназначенный для выплат по договорам;

• Указание назначения платежа. В поле «Назначение платежа» детально обозначьте основание перевода, например: «Оплата по договору № 14 от 22.08.2025 за услуги по оформлению сайта». Важно не использовать формулировки, которые ассоциируются с трудовыми отношениями, чтобы налоговая не переквалифицировала выплату как зарплату сотрудника.

Перед отправкой убедитесь, что все реквизиты и коды заполнены корректно, и только после этого подпишите документ.
Правильное оформление минимизирует риск блокировки платежа банком и обеспечивает корректное отражение расхода в бухгалтерии.

По закону чек, который формирует самозанятый в личном кабинете, является единственным обязательным документом для подтверждения оплаты оказанных услуг.
Формально именно чек фиксирует факт получения дохода исполнителем и позволяет юридическому лицу учесть расходы для целей налогообложения.

Однако на практике одного чека зачастую оказывается недостаточно. Банки могут запросить дополнительные подтверждения законности операции перед проведением платежа, а налоговые органы при проверке нередко задают вопросы по документам, подтверждающим характер и объем оказанных услуг. Чек фиксирует только факт оплаты, но не всегда раскрывает необходимые детали.

В связи с этим рекомендуем рассматривать чек как необходимый, но не единственный элемент документального сопровождения.

Хотя формально закон требует только наличия чека от самозанятого, на практике компании стараются использовать дополнительные документы для снижения рисков:

• Договор с самозанятым. Позволяет закрепить суть сделки, объем и стоимость услуги, сроки оплаты и другие важные для сторон условия. Следует указать, что у исполнителя оформлена самозанятость и заказчик не выполняет функции налогового агента. Важно не прописывать фиксированные часы работы или регулярные выплаты — это может расцениваться как признаки трудовых отношений;

• Акт. Подтверждает факт выполнения работы или оказания услуги. Документ делает сделку прозрачной и снижает риск споров с исполнителем;

• Счет на оплату. Упрощает проведение платежа и содержит все необходимые реквизиты для перевода. Использование счета помогает избежать ошибок и ускоряет оформление выплаты.

Все эти документы не обязательны, но крайне желательны, поскольку помогают сделать сделки с самозанятыми прозрачными. Отсутствие этих документов повышает риск переквалификации отношений в трудовые со стороны контролирующих органов.

В заключение отметим, что чем точнее ведется учет и чем прозрачнее подтверждается каждая выплата, тем меньше вероятность появления вопросов у налоговых органов или банков. Грамотное оформление всех расчетов с самозанятыми, внимательное отношение к чекам и соблюдение установленных правил позволяют предпринимателю работать спокойно и без лишних рисков.