Расчеты с Самозанятыми: проводки в бухучете

Бизнесу все чаще выгоднее сотрудничать с самозанятыми, особенно, когда бюджет ограничен. Документооборот проще, чем у классических подрядчиков, оплата страховых взносов не требуется, оформление быстрое. Но у бухгалтеров появляются вопросы: как учитывать расходы на их услуги? Как работать с ними в 1С и что проверять, чтобы избежать рисков при проверке от ФНС? Разбираемся с этими вопросами в статье.

Самозанятые — это физические лица, применяющие специальный налоговый режим НПД (налог на профессиональный доход), введенный Федеральным законом № 422-ФЗ от 27.11.2018г. Они легально получают доход от продаж своих товаров и услуг, и оплачивают налог 4% от дохода при расчетах с физлицами и 6% при работе с юрлицами и ИП.

Компания, нанимающая такого работника, не является налоговым агентом, но обязана соблюдать ряд условий: проверять статус, запрашивать чек, учитывать все документы в бухучете.

При взаимодействии с физическим лицом, применяющим НПД, специалистам следует применять стандартные документы, используемые для работы с подрядчиками и поставщиками услуг. Они проходят как обычные затраты на аутсорс, если оформлены корректно.
Категорически не рекомендуется использовать формы, предназначенные для трудовых отношений с сотрудниками.

Такие операции отражаются следующим образом:

1. Все операции по гражданско-правовым договорам учитываются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

2. Факт выплаты вознаграждений оформляется бухгалтерской проводкой:

• Дебет 76 (взаимодействие с самозанятым исполнителем);
• Кредит 50/51/52 (соответственно: оплата наличными средствами, с расчетного или валютного счета).

Ключевое отличие: в отличие от расчетов с персоналом (где используется счет 70), работа с самозанятыми всегда отражается через счет 76, что подчеркивает гражданско-правовой, а не трудовой характер отношений. Если это бюджетная организация, проводки могут отличаться, но принцип сохраняется.

Налоговый учет:

• Налог на прибыль (ОСНО): траты учитываются в полной сумме (при наличии чека и акта);
• УСН «Доходы минус расходы»: аналогично ОСНО;
• УСН «Доходы»: затраты не уменьшают налогооблагаемую базу.

Перед тем, как завести контрагента, нужно включить функцию работы с cамозанятыми в настройках. Найдите в разделе Главное → Функциональность пункт «Выплаты cамозанятым» и поставьте галочку. Опция доступна в версии 3.0.100.16 и выше.
Это изменение позволяет четко идентифицировать таких подрядчиков в учетной системе.

В «1С» добавить такого исполнителя можно вручную или через интеграцию с внешними сервисами. Процесс стандартный, но есть нюансы.

Порядок действий:

1. Перейдите в раздел «Контрагенты» → «Создать»;
2. Укажите тип: Самозанятый;
3. Заполните поля: ФИО, ИНН, реквизиты для платежного поручения;
4. В разделе «Дополнительно» установите флаг «Применяет НПД» или добавьте пометку вручную;
5. Прикрепите копию паспорта для внутреннего контроля;
6. Укажите контакты: email, телефон;
7. Сохраните карточку.

Для оформления сотрудничества создайте договор.
Перейдите в раздел «Договоры» (в карточке подрядчика или через «Справочники» → «Договоры»). В поле «Вид договора» выберите «С поставщиком». В настройках налогообложения укажите: «Налог на профессиональный доход» (доступно с версии 3.0.157).

В системе 1С: Бухгалтерия реализованы два подхода к учету оплат частным исполнителям:

• Персональный учет применяется, когда с каждым исполнителем работа ведется по отдельному договору с оформлением актов выполненных работ. В этом случае операции отражаются по счету 76.09, что позволяет детализировать расчеты по каждому исполнителю и договору;
• Групповые оплаты используются при массовых операциях, когда оформление индивидуальных актов нецелесообразно. Все операции учитываются обобщенно на счете 76.16 без привязки к конкретным договорам.

При взаимодействии с частными исполнителями очень важно:

• Проверить статус через сайт ФНС: исполнитель должен быть плательщиком НПД;
• Получить чек. Исполнитель может передать его в виде файла, изображения или ссылки. Документ должен содержать ИНН исполнителя, наименование услуги, дату и сумму, признак расчета через НПД;
• Заключить договор с обязательным указанием, что услуги оказывает плательщик НПД, исполнитель сам платит налог;
• Запросить акт оказанных услуг. Он необязателен, но повышает доказательную базу в случае споров или проверок.

Сотрудничество с cамозанятыми упрощает бизнес-процессы и снижает нагрузку на бухгалтерию. Но только при условии правильного оформления и учета. Если сомневаетесь в корректности проводок или документации, проконсультируйтесь с экспертом. Лучше перепроверить один раз, чем потом разбираться с доначислениями и штрафами.