Что делать, если самозанятый не предоставил чек организации

Работа с самозанятыми имеет ряд особенностей: не нужно удерживать налоги, платить страховые взносы и оформлять трудовые отношения. Однако такое сотрудничество требует особого контроля и один из ключевых моментов — своевременное получение чека об оплате от исполнителя. В статье рассказываем, когда чек должен быть сформирован и передан самозанятым, почему его отсутствие опасно для заказчика и какие шаги нужно предпринять, если документ не был предоставлен в установленный срок.

Чек самозанятого — это документ, фиксирующий получение заработка исполнителем и факт расчета между сторонами. Он формируется в специальном приложении ФНС и содержит основные сведения об операции: ФИО и ИНН исполнителя, дату и сумму оплаты, описание оказанной услуги или реализованного товара, а также реквизиты заказчика.
Для самозанятого чек фиксирует доход и выступает основанием для исчисления налога на профессиональный доход (НПД). Для заказчика — это подтверждение, что оплата произведена плательщику-НПД, а значит, расходы можно обосновать перед налоговыми органами.

По закону срок оформления документа и его последующей передачи заказчику зависит от формы расчета:

• При оплате наличными или через электронные средства платежа (например, переводом на карту или через СБП) — чек формируется в момент получения денег и сразу же передается заказчику;

• При безналичной оплате на банковский счет самозанятого (в том числе при проведении платежа через агрегатора) — чек нужно оформить до 9 числа следующего месяца. К примеру, если деньги поступили 27 октября, то чек должен быть передан заказчику до 9 ноября.

Существует только одно исключение, когда дата чека может быть другой — если у самозанятого нет технической возможности вовремя сформировать документ. К примеру, если приложение «Мой налог» временно не работает и одновременно с этим не открывается личный кабинет на официальном сайте ФНС. В подобных случаях оформить чек необходимо в первые сутки после восстановления доступа к сервису.

Что касается способа предоставления чека заказчику, то законом предусмотрено несколько вариантов — его можно напечатать на бумаге, направить на электронку или через мессенджер, либо при личной встрече показать уникальный QR-код для считывания смартфоном. С юридической точки зрения это не имеет никакого значения — самое главное, чтобы чек был пробит и своевременно предоставлен заказчику.

Отметим, что чек от самозанятого не получится заменить ни одним другим документом: ни актом, ни договором, ни счетом на оплату. Исключительно чек подтверждает налоговый статус исполнителя, поэтому его отсутствие сопряжено с серьезными рисками для организации.

Выдача чека — это не просто техническая формальность, а обязанность, закрепленная законом. За несоблюдение данного требования исполнителю грозит юридическая ответственность — штраф 20% от суммы полученного дохода. При повторном нарушении в течение полугода санкция ужесточается до 100% от незадекларированного заработка.

Однако куда серьезнее последствия для заказчика. Без чека компания не сможет подтвердить свои расходы, а также доказать, что сотрудничала именно с плательщиком НПД.
Как итог, непредоставление чека может обернуться следующими неблагоприятными последствиями:

Проблемы с НДФЛ и взносами.
Если исполнитель не предоставил чек, то предполагается, что оплата произведена простому физлицу. В связи с этим у заказчика возникает обязанность с перечислением и уплатой НДФЛ и взносов. Если проигнорировать требование, налоговая самостоятельно доначислит НДФЛ и страховые взносы, а вдобавок к ним штраф до 40% от неуплаченной суммы и пени за каждые сутки просрочки.

Отказ в признании расходов.
Если нет подтверждающего документа, затраты не принимаются к учету, налоговая база увеличивается, а вместе с ней — сумма налога к уплате. В первую очередь проблема актуальна для компаний, применяющих УСН «Доходы минус расходы», ОСН и ЕСХН.

Штраф за занижение налоговой базы.
Попытка включить неподтвержденные суммы в расходы может быть расценено как уклонение от уплаты налогов. За это предусмотрен штраф в размере 20% от недоимки, но не менее 40 000 рублей (ст. 122 НК РФ).

Штраф за нарушение правил бухгалтерского учета.
Отсутствие первичных документов квалифицируется как нарушение, поэтому возможен штраф до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ).

Отметим, что сам по себе факт отсутствия чека не является доказательством маскировки трудовых отношений. Однако если компания систематически не может документально подтвердить взаимодействие с самозанятыми и при этом наблюдаются признаки постоянного выполнения работ и подчиненности, налоговая может усомниться в реальности таких операции и на основании целой совокупности факторов переквалифицировать отношения в трудовые со всеми вытекающими последствиями.

Порядок действий зависит от обстоятельств конкретного случая и причины, по которой самозанятый не исполнил свою обязанность.
Для начала убедитесь, что исполнитель действительно имеет статус плательщика-НПД. Для этого воспользуйтесь специальным сервисом ФНС — для проверки понадобится только ИНН.

Исполнитель утратил статус самозанятого.
Причины утраты исполнителем статуса плательщика-НПД могут быть разными, но для заказчика это не имеет никакого значения. В любом случае, как было отмечено ранее, такой платеж будет считаться оплатой простому физическому лицу, что порождает соответствующие обязанности с НДФЛ и взносами.

Чтобы избежать претензий со стороны налоговиков, рекомендуем придерживаться следующего алгоритма действий:

1. Рассчитайте НДФЛ и переведите эту сумму в бюджет.
2. Включите выплату и сумму удержанного налога в расчет 6-НДФЛ. 
3. Удерживайте НДФЛ со всех последующих платежей, если продолжаете работать с исполнителем. Если выплат больше не будет и удержать налог до конца года невозможно, отразите доход и неудержанный налог в годовом отчете 6-НДФЛ.
4. Начислите страховые взносы. По общему правилу это 30% от суммы выплаты. Взносы на травматизм по общему правилу начислять не нужно. Исключением является ситуации, когда это прямо предусмотрено в договоре.
5. Включите начисленные суммы в расчет страховых взносов и ПСВ.
6. Сдайте форму ЕФС-1 по всем физлицам с договорами ГПХ.

Если исполнитель зарегистрирован в качестве ИП, то все несколько проще, поскольку за свои страховые взносы и НДФЛ предприниматели отвечают самостоятельно и у компании в данном случае дополнительные налоговые обязательства не возникают.

Если планируете продолжить сотрудничество с ИП, то можно оформить дополнительное соглашение к договору, которым обозначить смену системы налогообложения и исключить обязанность по формированию и передаче чеков. 

Самозанятый не пробил чек
В ситуации, когда самозанятый не пробил чек не из-за утраты статуса, а по любым другим причинам (например, забыл), действовать нужно иначе:

1. Напомните исполнителю о последствиях. Объясните, что отсутствие чека создает риск доначисления НДФЛ, страховых взносов, штрафов и пени для компании. Также разъясните самозанятому, что к ответственности могут привлечь и его самого.
2. Попросите оформить чек с датой фактической оплаты. Дата чека может не совпадать с датой платежа — в приложении «Мой налог» можно указать, когда была получена оплата, даже если этот срок уже прошел. В таком случае при расчете налога сумма за прошлый период автоматически обновится.

Если исполнитель не реагирует — подайте жалобу от заказчика на официальном портале ФНС России. К обращению приложите все документы, которые могут подтвердить сотрудничество с исполнителем: заполненный договор и подписанный акт оказанных услуг, переписку, счета. По итогам проверки ИФНС может оштрафовать самозанятого, выставить требование провести новую продажу, уплатить в бюджет налог и штраф, а также передать чек заказчику, если на дату договора и акта исполнитель работал в качества плательщика НПД.

Чтобы минимизировать риски, связанные с непредоставлением чеков самозанятыми, рекомендуем заранее предусмотреть в договоре юридическую ответственность исполнителя. В частности, в тексте соглашения можно закрепить:

Обязанность передать чек.
Не будет лишним дополнительно прописать, что по каждой полученной сумме от заказчика исполнитель должен отчитаться в день расчета. Во избежание разногласий также можно перечислить способы передачи чека, например, лично, по электронке или через мессенджер.

Ответственность за невыдачу чека.
В договоре можно закрепить штрафную санкцию за несвоевременную передачу чека. Например, с исполнителя взыскивается штраф в размере 50% от непробитой суммы, а также 1000 рублей за каждый день задержки.

Компенсация убытков.
Дополнительно имеет смысл указать, что исполнитель обязуется возместить все убытки, расходы и штрафы, которые компания понесла или должна будет понести из-за несвоевременной передачи чека заказчику. 

Такие условия в договоре помогут мотивировать самозанятых соблюдать требования законодательства и одновременно защитят компанию от возможных налоговых рисков — в случае возникновения проблем с исполнителей можно будет взыскать причиненные убытки. 

Таким образом, наличие чека от самозанятого — это не формальность, а ключ к прозрачному и безопасному сотрудничеству с исполнителем. Без чека организация не сможет зачесть расходы, а также рискует столкнуться с доначислениями по налогам и взносам, штрафами и пени. Чтобы избежать подобных ситуаций, важно всегда проверять статус исполнителя, требовать чек в установленный законом срок и закреплять в договоре ответственность за его непредоставление. Только такой подход позволит защитить финансовые интересы компании и выстроить работу с самозанятыми без лишних рисков.