Чек от самозанятого: как принять к учету

Работа с самозанятыми в последние годы стала привычной практикой для малого и среднего бизнеса. Компании и индивидуальные предприниматели охотно привлекают таких специалистов: не нужно платить страховые взносы, вести кадровый учет и заключать сложные договоры. Но при этом важно помнить: все расчеты с самозанятыми должны подтверждаться документально. И главный документ здесь — чек, сформированный в мобильном приложении.
В статье рассказываем, как принимать чеки от самозанятых, какие ошибки могут привести к проблемам и как правильно организовать учет.

Чек самозанятого — это электронный или бумажный документ, который формируется при получении оплаты. Он содержит данные о продавце (ФИО, ИНН), покупателе, дате и сумме операции, а также описание товара, работы или услуги.

Такой чек выполняет одновременно две функции:

• для самозанятого — фиксирует доход и содержит договорные условия;
• для заказчика (компании или ИП) — подтверждает правомерность расходов (факт и стоимость оказанных услуг или проданных товаров).

Учтите, что без него крайне проблематично обосновать расходы при проверке, поэтому документ крайне важен для всех, кто сотрудничает с самозанятыми.

Также отметим, что его отсутствие само по себе не является доказательством подмены трудовых отношений. Вместе с тем, если предприятие систематически не может подтвердить взаимодействие с самозанятыми, уполномоченные органы могут усомниться в реальности таких операций, а при наличии дополнительных признаков — переквалифицировать отношения на трудовые.

По закону самозанятый обязан передать заказчику чек декларирующий его доход (ст. 14 ФЗ № 422-ФЗ). На практике данное требование соблюдается далеко не всегда, поэтому бизнесу, во избежание потенциальных рисков, крайне важно грамотно выстроить работу.

Рекомендуем придерживаться следующего алгоритма действий:

Получение чека
Самозанятый должен передать чек в бумажном или электронном виде. Если в силу тех или иных причин он этого не делает, напомните о последствиях. За первое нарушение штраф составляет 20% от суммы платежа, за повторное (в течение полугода) — уже 100% (ст. 129.13 НК РФ). Если не поможет, подайте жалобу в ФНС.
Главное — не бездействуйте и не ждите назначения проверок.

Проверка подлинности
Отсканируйте QR-код — подлинная квитанция откроется на сайте lknpd.nalog.ru. Ошибка при проверке означает, что она недействительна. Также всегда проверяйте ключевые реквизиты, в частности, ИНН, сумму и наименование услуги (должен быть отражен результат работы, а не процесс). Если есть ошибка, нужно попросить самозанятого его аннулировать и сформировать новый.

Контроль корректности
Во избежание рисков проверять лучше дважды: сразу при получении (при ошибке самозанятый может аннулировать и выдать новый), а также перед закрытием отчетного периода, чтобы не столкнуться с необходимостью внесения корректировок в последний момент.

Чек, сформированный самозанятым, является первичным документом и подтверждает факт оплаты и совершения хозяйственной операции.

В зависимости от ситуации он может отражать разные виды расходов:

• оказание услуг — доставка, уборка, бухгалтерское сопровождение, IT-поддержка;

• разовые работы — ремонт, монтажные или перевозочные услуги, дизайн-проект;

• аренду имущества — автомобиля, помещения, оборудования или техники;

• продажу товаров собственного производства — продукты питания, изделия ручной работы, сувениры.

Если бизнес применяет УСН «Доходы минус расходы», то на основании чека можно включить выплату самозанятому в состав расходов. Если используется ОСН, расходы также признаются, но дополнительно важно следить за правильной классификацией затрат для целей налогообложения.

Отметим, что хотя чек и содержит обязательные реквизиты первичного документа, он не заменяет акт выполненных работ или накладную.
Поэтому для внутреннего контроля и минимизации риска появления вопросов рекомендуется также оформить:

• служебную записку или приказ руководителя с обоснованием покупки;

• внутренний акт приемки работ или услуг (особенно если операция разовая и существенная);

• комментарий, если наименование услуги указано слишком обобщенно.

Например, предприятие заказала у плательщика НПД ремонт офисной техники. Исполнитель получил оплату и предоставил подтверждение. Операция отражается как расход на ремонт. Дополнительно можно оформить служебную записку с описанием неисправности и приказ руководителя на проведение ремонта.

Многие предприниматели используют программное обеспечение 1С.
В программах 1С: Бухгалтерия чеки от самозанятых учитываются так же, как расчеты с обычными контрагентами-физлицами. Алгоритм зависит от характера операции (услуга, работа, аренда, товар), но общий порядок следующий:

1. Создайте контрагента.
Для этого в справочнике «Контрагенты» выберите «физическое лицо (самозанятый)». При заполнении не забудьте указать ИНН.

2. Отразите операцию оплаты.
При безналичной оплате — через «Списание с расчетного счета». При оплате наличными — через «Расходный кассовый ордер».

3. Подтвердите расходы.
Чек самозанятого прикладывается в систему в качестве первичного документа. В 1С можно прикрепить его скан или электронный файл к операции.

4. Включите расход в учет.
На УСН «Доходы минус расходы» чек автоматически подтверждает расходы, которые можно списать. На ОСН затраты отражаются по соответствующим счетам (например, услуги — Дт 20/26).

Чтобы привязать расходы к конкретному виду деятельности и дополнительно обезопасить себя, можно также оформить «Акт оказанных услуг» или «Операцию, введенную вручную».

Рассмотренный выше алгоритм действий в 1С выполняется вручную. Поэтому для компаний, которые работают с десятками и сотнями самозанятых, этот процесс становится крайне трудозатратным: бухгалтеру приходится заводить каждого самозанятого, прикладывать бумаги, следить за корректностью учета.
В свою очередь ошибки в реквизитах или несвоевременно внесенные документы могут привести к искажению налоговой базы и, как следствие, штрафам и доначислениям.

Чтобы помочь предприятяим в работе с большим количеством исполнителей, на рынке появились специализированные сервисы.

Такие платформы как YouDo Бизнес позволяют:

• автоматически получать чеки от самозанятых после выплат;
• хранить их в электронном виде в едином реестре;
• формировать пакеты документов для бухгалтерии;
• интегрировать данные с 1С и другими системами.

Благодаря автоматизации бухгалтеру не нужно вручную заводить каждый чек: информация подтягивается автоматически. Такой подход снижает риск ошибок и существенно облегчает работу с самозанятыми.

Для организации неполучение чека от самозанятого влечет не только проблемы с подтверждением расходов, но и прямые налоговые риски.

Особенно это касается компаний на УСН «Доходы минус расходы», ОСН и ЕСХН, где корректность оформления документов напрямую влияет на размер налоговой базы.

В качестве потенциальных неблагоприятных последствий следует отметить:

• Отказ в признании расходов. Если у организации нет подтверждающего документа, понесенные затраты не будут учтены при расчете. Это автоматически увеличивает налоговую базу и приводит к дополнительным платежам в бюджет.

• Штраф за занижение налоговой базы. Неправомерное включение неподтвержденных сумм в расходы может быть квалифицировано как уклонение от уплаты налогов. В соответствии со ст. 122 НК РФ за это предусмотрен штраф в размере 20% от суммы недоимки (но не менее 40 тыс. рублей).

• Штраф за нарушение правил бухучета. Отсутствие обязательных первичных документов само по себе является нарушением. За это предусмотрена ответственность по ст. 120 НК РФ — штраф до 30 тыс. рублей.

Таким образом, при работе с плательщиками НПД необходимо строго соблюдать требования законодательства: получать бумаги за каждую оплату, знать, как завести чек, корректно отражать операции в бухучете и хранить подтверждающие документы.
Эти действия не только снижают риски, но и формируют для организации надежную доказательную базу на случай возможных проверок.

Иными словами, чек самозанятого — это не формальность, а ключевой элемент финансовой безопасности организации.