Расчеты с самозанятыми

С каждым годом в России растет число физических лиц, зарегистрированных в системе налогообложения и оплачивающих НПД (налог на профессиональный доход).
Это удобно: человеку не нужно открывать ИП, а бизнесу оформлять сотрудника в штат и платить за него налоги и страховые взносы. Но за внешней простотой скрываются серьезные риски для компании: неправильно оформленные расчеты с самозанятыми могут привести к проверке, доначислению налогов, штрафам и даже признанию отношений трудовыми. Такие кейсы не редкость, и практика контроля со стороны налоговой усиливается год за годом.

Разберем, как ООО или ИП безопасно работать проводить расчет с самозанятыми в 2025 году, оформлять документы и не нарушать закон.

Главный риск самозанятости в подмене трудовых отношений гражданско-правовыми. Это значит, что вы, по сути, оформляете договор с исполнителем как с внешним подрядчиком, но при этом его работа фактически строится как у штатного сотрудника. Налоговая инспекция и суды все чаще признают такие схемы незаконными.
Это приводит к доначислению страховых взносов и налогов, штрафам и пени, обязательству восстановить в штате сотрудника и анализу всей деятельности организации за период сотрудничества.

Отдельный риск — утрата статуса самозанятого задним числом, которая обязывает компанию пересчитать налоги и взносы.

Очень важно не просто оплатить работу, а принять ее официально:

• Проверьте чек, который обязан выдать исполнитель через приложение «Мой налог». В чеке должна быть сумма, дата и ИНН компании;

• Составьте дополнительно акт выполненных работ, что подтверждает факт оказания услуги;

• Сделайте расчет с самозанятым по безналу на основании акта и чека. Это исключит вопросы у налоговой инспекции. Если платите наличными, то также обязательно нужен чек.

Избегайте ошибок, не выплачивайте предоплату без подтверждения начала работ, не платите наличными без чеков и не подменяйте акт перепиской в мессенджерах, так как налоговая не примет это за юридический документ. Лучше также исключить фиксированные суммы каждый месяц. Оплату производить только по факту выполнения услуг, а не по графику.

На первый взгляд кажется, что расчеты с самозанятыми для ИП и ООО дело простое: договор, оплата, результат. На деле много нюансов.

Рекомендуется хранить все чеки в течение 5 лет. Подрядчик, в свою очередь, должен зарегистрироваться в приложении «Мой налог» и иметь действующий статус плательщика НПД. Чтобы проверить это, попросите у него выписку из приложения с актуальным статусом или проверьте самостоятельно бесплатно на портале ФНС.

1. Какой счет для расчетов с самозанятыми подходит?
Для расчетов с самозанятыми с ООО или ИП в 2025 можно использовать обычный расчетный счет организации. В этом случае исполнитель предоставляет вам чек и договор, а также должен быть зарегистрирован в системе НПД.

Для защиты от блокировок по 115-ФЗ важно правильно указывать назначение платежа самозанятому в платёжном поручении.

2. Можно ли платить наличными?
Да, это ваше право, но только при условии, что вам будет выдан чек. Если он этого не сделает, ответственность за уклонение от налогов может быть переложена и на вас. Так что расчет наличными с самозанятым — это зона риска и требует особого контроля.

Если чек оформлен с ошибкой или нужно вернуть оплату, разберитесь с правилами возврата и аннулирования чека самозанятого и бухгалтерскими проводками

3. Нужно ли платить НДФЛ и страховые?
Нет, если все оформлено правильно. Исполнитель платит налог на профессиональный доход (НПД) самостоятельно. Но если инспектор выявит признаки трудовых отношений — компания обязана будет уплатить НДФЛ, страховые взносы и штраф за все годы сотрудничества.

4. Как быть ИП?
Для расчетов ИП с самозанятым правила те же: нужен договор, чек и акт. Главное не нарушать признаки самостоятельной деятельности. Исполнитель не должен быть зависимым подрядчиком, закрепленным только за одним заказчиком. Нужно соблюдать те же правила, чтобы не было переквалификации в трудовые отношения, что и для юридических лиц — заказчиков.

5. Может ли самозанятый выставить счет?
Может, если работает с юрлицом, которому необходим счет для бухгалтерской отчетности. Но в обязательные требования закона выставление счета не входит, в отличие от формирования чека.

О том, как корректно отражать эти операции в 1С, мы подробно рассказали в нашей статье про проводки в бухучете.

Самозанятость — это полезный инструмент для гибкого бизнеса, особенно в сфере фриланса, разовых задач, удаленки и микроподрядов. Но в 2025 году организации должны учитывать усиление контроля со стороны налоговых органов.

Отдельный вопрос — компенсация расходов самозанятого на материалы и проезд: здесь есть три рабочие модели оформления.

Если вы планируете расчеты с самозанятыми, то действуйте профессионально:

• не подменяйте традиционные рабочие отношения гражданско-правовыми, лучше оформите при необходимости человека в штат, чтобы платить за него страховые взносы и налоги сразу как положено;

• соблюдайте сроки;

• не забывайте про чек, акт и договор;

• избегайте регулярных, шаблонных отношений — они всегда вызывают подозрение.

Соблюдая простые правила, можно избежать штрафов, проверок и блокировок, и при этом эффективно привлекать самозанятых к реализации проектов.