Чего опасаются бухгалтеры при работе с самозанятыми: развеиваем мифы

Многие компании опасаются начинать сотрудничество с самозанятыми. Больше всех сомневаются бухгалтеры, так как именно им в итоге придется проводить все операции и нести ответственность за нарушения.

Расскажем о тех страхах, которые сопровождают работу с самозанятыми и постараемся от них избавиться.

Начнем с приятного — расскажем о тех преимуществах, которые даст компании сотрудничество с самозанятыми:

• нужно оформлять меньше документов;

• нет необходимости удерживать НДФЛ и платить страховые взносы;

• бизнесмен не должен организовывать для самозанятого рабочее место, выдавать ему материалы и инструменты, нести расходы на охрану труда;

• самозанятый быстрее вникает в новую задачу и практически сразу начинает эффективно работать над ней.

Далее поговорим о тех рисках сотрудничества с самозанятыми, которые пугают бизнесменов, и о том, как от них защититься.

Это первая проблема, о которой задумывается бухгалтер. Но на самом деле, сложности здесь могут возникнуть только при первом «знакомстве» с самозанятыми, как и при освоении любого нового дела

А если процесс уже налажен, то заключить договор гражданско-правового характера (ГПХ) с самозанятым будет гораздо проще, чем оформить трудовые отношения.

Если у вас уже есть на примете исполнитель — предложите ему оформить самозанятость. Это можно сделать в течение нескольких минут, используя мобильное приложение «Мой налог» или банковские программы. Также фрилансер может зарегистрироваться, как самозанятый с помощью специализированной платформы, например, YouDo Бизнес.

Когда исполнитель выбран и предварительные условия согласованы — нужно заключить договор. Сервис YouDo Бизнес позволяет автоматически формировать и подписывать договоры и акты в электронном виде.

Действительно, есть исполнители, которые не хотят показывать свой доход и просят рассчитываться с ними наличкой. Например, это могут быть те, кто платит алименты или оформляют социальные пособия. Также у исполнителя может быть основная работа, где подработки запрещены по закону, или против них возражает руководство.

Практика показывает, что фрилансеров, которые не хотят официально оформлять свой статус, становится все меньше. В этом немалая заслуга бизнесменов, которые переводят своих исполнителей в правовое поле.

Работодатели нередко считают, что при работе с самозанятыми повышаются налоговые риски. Есть мнение, что налоговики в массовом порядке проводят проверки и переквалифицируют договорные отношения с самозанятыми в трудовые. В итоге бизнесменам приходится доплачивать НДФЛ, страховые взносы, а также пени и штрафы.

Такая опасность действительно есть, но ее можно свести к минимуму, если правильно оформить договорные отношения. Для этого заключите с самозанятым договор ГПХ. В зависимости от условий сотрудничества это может быть договор подряда, возмездного оказания услуг или поставки товара, произведенного собственноручно.

В договоре отразите следующую информацию

1. Статус исполнителя, как плательщика налога на профессиональный доход (НПД). «Самозанятый» — это термин, который используют в обиходе, а в документе должна быть терминология в соответствии с законом. Для подтверждения статуса при заключении договора запросите у исполнителя справку о регистрации или проверьте статус самозанятого с помощью нашего инструмента;

2. Оплата за товары или услуги производится без НДС;

3. Исполнитель обязан выслать заказчику чек в установленный законом срок. При расчете наличными или с помощью электронных денег чек необходимо оформить в день оплаты, а при безналичных расчетах — до 9-го числа следующего месяца. Но вы можете установить для расчетов «по безналу» и более короткий срок, например, 5 дней с даты оплаты;

4. Как исполнитель должен передать чек: на бумажном носителе, в СМС, на электронный адрес;

5. Штрафы, в случае, если исполнитель не сообщит об утрате статуса плательщика НПД, либо без предупреждения аннулирует чек. В таких ситуациях вы должны будете удержать с выплаты НДФЛ и начислить страховые взносы. Сумма штрафа должна компенсировать эти расходы.

Массовые переводы на счета физических лиц, не связанные с зарплатой или выдачей под отчет, могут вызвать подозрение банка. Кредитная организация может посчитать, что бизнесмен участвует в незаконных схемах и заблокировать счет по закону № 115-ФЗ.

Чтобы избежать подобных проблем, всегда указывайте в назначении платежа, что получатель является самозанятым.

Так иногда думают руководители, если собираются заключить договоры с десятками или сотнями самозанятых

Но, если использовать специальные сервисы, то работа с самозанятыми окажется не такой уж и сложной. YouDo Бизнес позволяет автоматизировать все этапы сотрудничества: от поиска и оформления договора до регулярной проверки статуса и выплат. При этом ни численность самозанятых исполнителей, ни количество банков для перевода платежей не имеет значения.