Признаки трудовых отношений с самозанятым

Самозанятость стала популярным инструментом оптимизации расходов — компании заменяют трудовые договоры на ГПД с самозанятыми, избегая страховых взносов и трудовых гарантий. Это сокращает количество налогов и упрощает кадровый учет.
Однако при выявлении ФНС признаков трудовых отношений в договоре с самозанятым, компанию могут ждать существенные риски: от переквалификации и доначислений до административных штрафов и уголовного преследования. Уголовная ответственность возможна только в исключительных случаях при крупном размере неуплаты.
Рассмотрим ключевые маркеры, на которые обращают внимание налоговики, и способы минимизации проблем.

При выявлении контролирующими органами признаков трудовых отношений вместо заявленного статуса самозанятого, работодатель столкнется с такими мерами воздействия:

• Обязанность доплатить НДФЛ и страховые взносы за весь срок работы;

• Начисление финансовых санкций за просрочку оплаты налога;

• Установление факта налогового правонарушения работодателем;

• Возможность привлечения к ответственности, вплоть до уголовной;

• Возможность выставления судебных требований от исполнителя о подмене отношений и взыскании положенных выплат.

Таким образом, экономия, вероятно, обернется многократными потерями — и финансовыми, и репутационными

В частности, возможны следующие штрафы:

1. За заключение гражданско-правового договора, который фактически регулирует трудовые отношения, если это нарушение совершено впервые, для должностных лиц от 10 000 до 20 000 руб., для юрлиц от 50 000 до 100 000 руб.  (ч. 4, 5 ст. 5.27 КоАП РФ);
2. За невыплату или неполную выплату в установленный срок зарплаты и других выплат, осуществляемых в рамках трудовых отношений, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, либо за установление зарплаты меньше МРОТ (размера минимальной заработной платы в субъекте, где трудится работник), если это нарушение совершено впервые, для должностных лиц от 10 000 до 20 000 руб., для юрлиц от 30 000 до 50 000 руб.  (ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ).
3. За неуплату налогов и страховых взносов на  а ОПС, ОМС и по ВНиМ штрафы, предусмотренные Налоговым кодексом РФ, а также пени (ст. ст. 75, 122, 123 НК РФ).

Характерные признаки, которые налоговые и судебные органы расценивают как доказательство, независимо от вида заключенного соглашения:

1. Подконтрольность внутренним регламентам при отсутствии признаков независимой деятельности

Соблюдение строгого рабочего графика, корпоративных норм (дресс-код, регламенты), участие в оперативных совещаниях, использование служебных атрибутов (пропуск, оборудование, документация) и следование внутренним стандартам компании сотрудником — однозначно свидетельствует о наличии официального трудоустройства под прикрытием.

2. Выполнение определенной функции, а не разовой задачи

Когда физическое лицо постоянно осуществляет конкретную профессиональную деятельность (бухгалтерия, дизайн, управление продажами), а соглашение не содержит измеримых критериев выполнения работ, такая взаимосвязь, скорее подпадает под признаки трудовых, чем гражданско-правовых отношений.

3. Регулярная оплата

Фиксированная ежемесячная сумма сотруднику, привязанная к отработанным дням, как правило, ассоциируется с подменой, в отличие от оплаты за результат по договору оказания услуг.

4. Эксплуатация материально-технической базы заказчика

Если самозанятый пользуется компьютером, другой техникой, инструментарием и имуществом организации, получает служебную почту, вход в CRM и другие системы информации,  это явный признак его встраивания в штатную структуру.

5. Отчетность и контроль

Если человек отчитывается перед конкретным руководителем, его работу соотносят с действующими KPI штатных сотрудников, в соглашении указано, что может привлекаться к дисциплинарному взысканию, то это признак подчиненности, характерный для работника, а не для независимого исполнителя.

6. Единственный заказчик

Если у исполнителя единственный заказчик, это может стать поводом для более детальной проверки.

7. Необходимость оформления статуса самозанятого гражданина

В договоре, вакансии или переписке прямо указано, что работник должен стать плательщиком НПД. Компания навязывает статус, ограничивая выбор налогового режима. Такое условие расценивается как давление и подтверждает попытку имитировать трудовые отношения.

Налоговые органы и судебные инстанции тщательно анализируют случаи мнимой гражданско-правовой деятельности. Как поясняет Минфин России, если при работе выявляются признаки трудовых отношений, компания обязана удерживать НДФЛ и перечислять страховые взносы, независимо от формального вида договора.

Статистика судебных решений демонстрирует устойчивую тенденцию — при рассмотрении дел о переквалификации суды в большинстве субъектов РФ поддерживают позицию налоговых инспекций и работников. Это подтверждается, например, следующими решениями:

• Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 25.04.2025 N Ф04−639/2025 по делу N А45−7788/2024
• Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 24.01.2025 N Ф10−5867/2024 по делу N А54−1195/2023
• Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 09.12.2024 N Ф09−6801/24 по делу N А07−7990/2023

Самозанятость не способ обойти законодательство, а отдельная форма занятости, со своей спецификой. Чтобы не попасть под удар ФНС, важно не только грамотно все оформлять, но и выстраивать реальное взаимодействие с учетом требований закона. Если ваш самозанятый работает так, как штатный работник, регулярно получает доход от одного заказчика, выполняет те же функции, подчинен распорядку и получает оплату по графику, вы рискуете.
С целью предотвращения подмены соглашения в трудовой договор рекомендуется:

• Фиксировать в соглашении конкретный измеримый результат, а не ход выполнения или отработанное время;

• Исключить фразы, указывающие на подчинение;

• Не выдавать самозанятому корпоративную почту и не включать в систему KPI;

• Перевести расчеты с исполнителем на поэтапную или сдельную оплату вместо фиксированного оклада;

• Обеспечивать сохранность чеков, актов и прочих документов, доказывающих выполнение обязательств по договору ГПХ;

• Проверять, зарегистрирован ли самозанятый в системе «Мой налог»;

• Исключить случаи, когда один человек переводится из штата в самозанятые без изменения функций.

Работа с человеком в статусе самозанятого требует внимания, аккуратности и юридической грамотности. В условиях цифровизации ФНС РФ имеет все инструменты для проверки: от анализа данных чеков до автоматизированной сверки документов и регистрации лиц в системе «Мой налог». Вопросы налогообложения, документов, условий оказания услуг и ответственности должны быть решены заранее, а не в момент проверки.