Должны ли самозанятые выдавать чеки

Режим налога на профессиональный доход (НПД) стал в последние годы одним из самых популярных в России. Причина проста: упрощённая регистрация с нуля через мобильное приложение, отсутствие сложной бухгалтерии, автоматическое формирование отчетности и понятные правила. Но у начинающих предпринимателей могут возникнуть разные вопросы — например, должны ли самозанятые выдавать чек физическому лицу. Разберемся, какие требования закона действуют сегодня.

Это документ, физический или в электронной форме, подтверждающий расчёт между заказчиком и исполнителем. Он фиксирует дату операции, сумму расчета, наименование товара или оказанных услуг, номер и реквизиты. В нем должны содержаться сведения о налогоплательщике: ИНН самозанятого, его ФИО, форма платежа (наличными или безналичными средствами).
Для налоговых органов он играет ключевую роль: он подтверждает доход самозанятого, а также является основанием для уплаты налога. Для клиента чек тоже важен. Он подтверждает факт оказания услуг или продажи товара. В отличие от акта или договора, он подтверждает именно момент оплаты. При этом акт выполненных работ или договор отношений между сторонами могут оставаться в документообороте. Особенно это актуально при сотрудничестве самозанятого с юрлицами.
Сегодня ФНС предусматривает, что чеки можно формировать в электронной форме с использованием официального сервиса «Мой налог». Его можно распечатать, отправить клиенту по почте, в мессенджер или передать ссылку с QR-кодом.  Самозанятому достаточно открыть приложение, указать сумму расчета и наименование услуги, и данные автоматически отправятся в налоговую. 

В рамках закона 422-ФЗ, при наличном расчёте и/или с использованием электронного средства платежа это необходимо сделать в момент получения денег, а при иных формах денежных расчетов в безналичном порядке чек должен быть сформирован и передан покупателю (заказчику) не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором произведены расчеты.

Если расчёт произведён наличными или с использованием электронных средств, документ должен быть сформирован в момент получения средств. Если операция выполнена в безналичной форме, то сведения (чек) нужно передать заказчику не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем расчёта, в соответствии с ч. 3 ст. 14 ФЗ № 422.
Например, если деньги поступили 26 октября, то по безналичному способу документ можно создать до 9 ноября включительно — и это не будет нарушением.

ФНС при проверке легко выявляет такие несоответствия по данным банков и операторов. В случае ошибки закон предусматривает возможность аннулировать документ и сформировать новый. Но сделать это нужно не позднее определённых сроков, иначе у налоговой появятся вопросы.
На практике часто встречаются ситуации, когда клиент оплачивает услугу частями: сначала предоплату, а затем окончательную сумму. В таких случаях фиксировать нужно каждую операцию отдельно, даже если речь идёт об одной и той же услуге.

Исключение составляют только предоплаты, которые возвращаются без оказания работ, — здесь фиксируется возврат. Такой порядок позволяет избежать путаницы и демонстрирует налоговой, что движение средств отражается максимально прозрачно.

Многие путают чек с договором или актом. На самом деле есть разница:
Договор фиксирует условия сотрудничества, обязанности сторон и порядок исполнения работ и иные значимые условия сотрудничества.

• Акт подтверждает факт выполнения работ или оказания услуг;
• Чек фиксирует оплату и формирует налоговую обязанность.

При этом расчёт и выдача подтверждающего документа фиксируют факт оказания услуги и сам факт заключения договора. Однако при работе с компаниями и ИП письменная форма предпочтительнее: она помогает избежать споров, упростить бухгалтерский учёт заказчика и снизить риск переквалификации отношений при проверках. 

Сведения о расчётах самозанятых попадают в систему ФНС. Их можно передать напрямую через приложение или личный кабинет налогоплательщика, либо — если услуги оказываются через электронные площадки — передача может происходить через уполномоченного оператора.
После формирования данные фиксируются в базе налоговой, а клиент может проверить подлинность документа на сайте ФНС или по его уникальному номеру.

Отсутствие чека — это нарушение, за которое предусмотрена ответственность. У налоговой неизбежно возникнут вопросы к самозанятому, и доказать законность дохода будет сложнее. ФНС вправе начислить самозанятому штраф до 20% от суммы расчета. При повторном нарушении в течение 6 месяцев — в размере всей суммы расчёта, согдасно ст. 129.13 НК РФ. 

Для клиентов отсутствие подтверждающих документов тоже сигнал: компании и юрлица зачастую отказываются работать с исполнителями, у которых нет прозрачного документооборота. Поэтому корректное оформление расчётов становится не только юридической обязанностью, но и фактором доверия со стороны заказчиков.

— Обязательно ли самозанятый должен выдавать чеки физическому лицу? Да, чек обязателен вне зависимости от формы контрагента. Достаточно передать его в электронной форме.

 — Нужно ли выдавать чек при оказании услуг через онлайн-площадки?
Да, но многие сервисы делают это автоматически при переводе денег.

 — Что делать, если в чеке ошибка?
Его можно аннулировать и составить новый.

 — Нужен ли чек, если есть договор?
Да, он нужен, чтобы подтвердить оплату.

Самозанятые работают в упрощённом режиме. У них нет обязанности вести кассу, покупать кассовое оборудование или формировать отчётность в полном объёме. Для И П и ООО действуют другие правила: в общем случае нужен кассовый аппарат, чеки пробиваются через оператора фискальных данных, а документы подписываются и хранятся по строгому регламенту, за исключением случаев предусмотренных Законом № 54-ФЗ.

Чек самозанятого — это юридически значимый документ, подтверждающий расчёт и доход плательщика налога на профессиональный доход при условии включения обязательных реквизитов, перечисленных в части 6 статьи 14 Федерального закона № 422-ФЗ. 

Чтобы избежать проблем:

1. Формируйте чек не позднее установленных сроков
2. Проверяйте реквизиты — сумма расчета, ИНН, данные клиента
3. Используйте мобильное приложение или сайт ФНС, это удобный сервис с понятным интерфейсом
4. Храните архив чеков в электронной форме — это поможет при проверке налоговой или споре с контрагентом
5. В случае возврата денег следует оформить новый чек и передать его заказчику

Итак, ответ на главный вопрос очевиден: самозанятые должны выдавать электронный или физический чек. Он подтверждает факт оказания услуг и продажи товаров, фиксирует момент расчета, помогает заказчику учесть расходы, а самозанятому — доказать легальность дохода.

Это правило действует как для работы с физическими лицами, так и при сотрудничестве с компаниями. Даже если сумма расчета невелика, отсутствие чека является нарушением и влечет штраф. Это главный элемент режима НПД, который подтверждает прозрачность деятельности, обеспечивает правовые гарантии и снижает риски для обеих сторон.