Основы работы с самозанятыми: как компаниям безопасно сотрудничать с исполнителями в 2025 году

В последние годы в России стремительно растет число самозанятых граждан. Во многом это обусловлено тем, что бизнесу выгодно работать с внештатными исполнителями и многие организации все чаще обращаются за их услугами. Вместе с тем, такое сотрудничество сопряжено с повышенными юридическими рисками и требует соблюдения целого ряда правил. В статье рассказываем, как компаниям безопасно и эффективно выстраивать отношения с самозанятыми, какие документы оформлять и что грозит при нарушении законодательства.

Самозанятый — это гражданин, в том числе зарегистрированный в качестве ИП, который зарабатывает личным трудом и является плательщиком налога на профессиональный доход (НПД). От обычного работника по трудовому договору он отличается тем, что не состоит в штате организации, не подчиняется внутренним правилам работодателя, самостоятельно организует свою деятельность и несет ответственность только за результат конкретного задания.
Стать самозанятым может, по общему правилу, практически каждый человек с гражданством России или страны ЕАЭС. Однако у спецрежима есть несколько существенных ограничений:

• годовой доход самозанятого не должен быть больше 2.4 млн. рублей;
• нельзя нанимать работников в штат;
• запрещено работать в качестве посредника, по агентским договорам и договорам комиссии (разрешено только в роли комитента).

На практике бизнес привлекает самозанятых для оказания конкретных услуг компании или выполнения задач с конкретным и осязаемым результатом. К примеру, если школа танцев готовится к выступлению и ей требуются платья, организация может нанять швею на пошив 10 платьев. Впоследствии для следующего выступления можно снова обратиться к той же швее, но каждый заказ оформляется отдельно, с оговоренными сроками и результатом работы. Другие примеры распространенных задач для самозанятых — написание текстов, разработка программного обеспечения, верстка сайтов, покраска помещений, сборка мебели, изготовление продукции на заказ и т. д.

Стоит отметить, что самозанятых можно привлекать не для любой конкретной работы. В частности, закон запрещает плательщикам НПД торговать подакцизными и маркированными товарами, перепродавать чужие товары (разрешена только продукция собственного производства), заниматься добычей и реализацией полезных ископаемых и т. д. 

В силу специфики самозанятости бизнесу зачастую выгодно работать с плательщиками НПД. Основными преимуществами сотрудничества с внештатными исполнителями являются:

• Экономия ресурсов. Для штатных работников компания обязана создавать трудовые места, закупать оборудование и предоставлять все социальные гарантии: если сотрудник болеет или находится в отпуске, работодатель должен это оплачивать. При взаимодействии с самозанятыми всего этого нет: они оказывают услуги (выполняют работы) по договору гражданско-правового характера (ГПХ), поэтому многочисленные трудовые гарантии со стороны организации им не положены.

• Меньше бюрократии. Самозанятые не состоят в штате компании, поэтому на них не нужно заводить кадровые документы и готовить отчетность. Кроме того, они самостоятельно платят по своим налогам, поэтому у организации не возникает обязанностей налогового агента по удержанию и перечислению НДФЛ.

• Гибкость команды. В зависимости от текущих проектов и задач, компания может оперативно расширять либо сокращать количество внештатных исполнителей, а также привлекать специалистов с нужной квалификацией.

На первый взгляд может показаться, что бизнесу целесообразно перевести на самозанятость всех своих работников. Однако так делать нельзя — подменять трудовые отношения гражданско-правовым договором строго запрещено. Поэтому, чтобы избежать претензий со стороны налоговой и трудовой инспекции, привлекать самозанятых следует только в случаях, когда это оправдано и разрешено, а при работе с ними важно не забывать о многочисленных требованиях законодательства. 


Сотрудничество с любым самозанятым начинается с поиска исполнителя — как правило, для этого используют различные сайты и специализированные доски объявлений. Казалось бы все просто, но нередко ошибки происходят уже на этом этапе.
В частности, некорректная формулировка предлагаемых заданий может быть использована контролирующими органами в качестве одного из доказательств подмены трудовых отношений. Чтобы минимизировать риски для компании, рекомендовано использовать корректную гражданско-правовую лексику: вместо слов «работник», «зарплата» или «оклад» лучше писать «исполнитель», «вознаграждение», «оказание услуг» или «выполнение задания». Такая формулировка сразу показывает, что отношения строятся на основе гражданско-правового договора, а не трудового.

Отдельное внимание следует уделить бывшим сотрудникам. Если после расторжения договора прошло менее 2 лет, то сотрудничать с таким лицом как с самозанятым нельзя — разрешено только как с простым физическим лицом без статуса плательщика НПД. Учтите, что любые попытки сразу после увольнения оформить бывшего сотрудника компании в статус самозанятого для экономии на налогах и страховых взносах нарушают законодательство и чреваты доначислениями.

Также перед началом работы самозанятых для компании важно убедиться, что исполнитель действительно официально зарегистрирован в качестве самозанятого. Сделать это можно несколькими способами:

• через официальный сервис ФНС для проверки статуса плательщика НПД (понадобится только ИНН);
• запросив у исполнителя справку о постановке на учет из приложения «Мой налог».

Хотя сотрудничество с самозанятыми существенно проще, чем с наемными сотрудниками по трудовому договору, это не значит, что можно полностью обходиться без документов. Для минимизации собственных юридических и налоговых рисков организации важно следить за корректностью ряда документов. 

Договор
Действующее законодательство не требует заключения договора с самозанятым. Если услуга самозанятого (работа) по сделке оказывается немедленно и оплата производится сразу, то теоретически можно ограничиться простой договоренностью (устный договор). 
Однако без письменного договора кратно возрастает вероятность возникновения споров с исполнителями и ФНС, поэтому заключать его крайне желательно.
Наиболее распространенным вариантом является гражданско-правовой договор оказания услуг, по которому плательщик НПД оказывает услуги по заданию для заказчика, а организация перечисляет вознаграждение.
Специальные формы или требования для такого договора законом не установлены, поэтому он подчиняется общим нормам ГК РФ. При оформлении договора ключевым условием является предмет — наименование работ (а также их характер и объем), которые выполняет самозанятый, будь то консультационные услуги, разработка контента или иная деятельность. Опционально рекомендуется указывать сроки, цену и порядок оплаты, чтобы снизить вероятность споров. Если же целью сотрудничества является конкретная работа (результат), то оформляется договор подряда.
Чтобы избежать переквалификации договора ГПХ в договор трудовой, особое внимание следует уделять формулировкам и условиям.

В качестве наиболее распространенных ошибок можно выделить следующие:

• Отсутствие указания на статус исполнителя. При работе с исполнителем без статуса самозанятого компания должна выполнить все обязанности налогового агента. Чтобы дополнительно обосновать, почему таких платежей не было, в договоре следует акцентировать внимание на статусе плательщика НПД.

• Использование формулировок, свойственных трудовым правоотношениям. Договор не должен содержать термины, свойственные трудовым отношениям: «на работе», «сотрудник», «зарплата», «должность», «режим работы» и т. д. Даже намеки на трудовые отношения могут привлечь внимание налоговиков и стать поводом признания договора ГПХ договором трудовым.

• Жесткий график работ, фиксированные выплаты и социальные гарантии. Из договора не должно следовать, что внештатник включен в хозяйственную деятельность компании, подчиняется распорядку, получает регулярное фиксированное вознаграждение и социальные гарантии (отпуск, больничный). Подобные условия свойственны трудовым отношениям, что недопустимо при сотрудничестве с самозанятым. 

Соблюдение этих несложных правил минимизирует риски работы, в том числе переквалификации договора гражданско-правового характера в трудовой договор. 

Чек
Чек — это официальный документ, подтверждающий стоимость работ самозанятого, получение исполнителем вознаграждения и факт расчета с заказчиком.
В отличие от письменного договора, который крайне желателен, но с точки зрения закона опционален, чек исполнителя является обязательным документом.

Его отсутствие чревато для компании целым рядом неблагоприятных последствий:

• Проблемы с налогами и взносами. При отсутствии чека считается, что оплата за услуги была переведена простому физическому лицу без статуса самозанятого. Для компании это означает возникновение обязанностей налогового агента — если же не перечислить НДФЛ и не уплатить страховые взносы, то бизнесу будут грозить штрафы и пени.

• Отказ в признании расходов. Чек является основанием для учета расходов в налоговом учете. Без него затраты не принимаются к вычету, что автоматически увеличивает налоговую базу и приводит к дополнительной нагрузке на компанию

• Штраф за занижение налоговой базы. Попытка включения неподтвержденных сумм в расходы может быть расценена налоговой в качестве уклонения от уплаты налогов, а это штраф в размере 20% от недоимки.

• Штраф за нарушение бухгалтерского учета. Чек — первичный документ, который фиксирует факт оплаты и оказания услуг. Его отсутствие квалифицируется как нарушение правил ведения учета, что является самостоятельным основанием для привлечения к ответственности.

По закону формирование и передача чека — прямая обязанность самозанятого. Если внештатник не передал его, задайте ему соответствующий вопрос, сообщите о правовых последствиях для исполнителя и при необходимости подайте жалобу на официальном сайте ФНС. Если по итогу чек так и не будет получен, рассчитайте и уплатите НДФЛ и страховые взносы — для компании это будет дешевле, чем потенциальные доначисления и штрафы. 

Акт 
Акт — это опциональный документ, подтверждающий факт исполнения обязательств самозанятым перед заказчиком. В нем фиксируются перечень оказанных услуг или выполненных работ, их объем, качество и возможные замечания. 
Наличие акта делает взаимодействие между сторонами более прозрачным и снижает риск переквалификации отношений в трудовые, поскольку подтверждает разовый, а не постоянный характер сотрудничества.
Кроме того, акт является важным элементом бухгалтерского и налогового учета. Информация в чеке самозанятого подтверждает факт оплаты, но именно акт фиксирует, что услуги реально оказаны и могут быть признаны расходом в учете компании.

Главный риск для компании при сотрудничества с самозанятыми — переквалификации договора ГПХ в договор трудовой. Если контролирующие органы установят, что фактически человек выполнял обязанности штатного работника, а не независимого исполнителя, компания столкнется с неблагоприятными правовыми последствиями.

К основным критериям, по которым устанавливают наличие трудовых отношений, можно отнести:

• самозанятый работает по графику, установленному заказчиком;
• исполнитель подчиняется внутренним правилам организации, использует ее оборудование и материалы;
• вознаграждение выплачивается на регулярной основе как зарплата;
• обязанности и должность прописаны аналогично трудовому договору;
• фактически самозанятый занимает постоянное рабочее место в офисе компании.

Отметим, что наличие одного или даже нескольких факторов не означает автоматическую переквалификацию в трудовые отношения — каждая ситуация изучается комплексно с учетом всех обстоятельств, в том числе и специфики деятельности организации. 

Однако если договор ГПХ переквалифицируют в договор трудовой, то компании придется уплатить все налоги и страховые взносы, которые следовало начислить, а также заплатить штрафы и пени за неисполнение обязанностей работодателя. В свою очередь для исполнителя это влечет право потребовать компенсировать суммы отпускных и иных выплат, предусмотренных ТК РФ.

Работа с самозанятыми является действительно выгодной для компании. Главное — соблюдать все требования законодательства и не пытаться использовать спецрежим для уклонения от уплаты налога. Однако если внештатников много, то даже при идеальном понимании всех нормативных правил, есть риск допустить ошибку — не отследить утрату исполнителем статуса, забыть про чек или договор. В результате у бизнеса возникают проблемы как с исполнителями, так и с контролирующими органами.

Чтобы не тратить время на ручные проверки и бумажную рутину, компании все чаще переходят на автоматизированные решения.

С их помощью можно выстроить процесс работы с самозанятыми от начала и до конца:

• заключение договоров с самозанятыми;
• проверка статуса перед каждым платежом;
• сбор и систематизация чеков и актов.

Причем немаловажно, что за счет автоматизации документооборота и его перевода в электронный формат, специализированные решения облегчают работу не только для компаний, но и для исполнителей.

Таким образом, для компании сотрудничество с самозанятыми — это эффективный инструмент оптимизации бизнес-процессов и снижения нагрузки. Такой формат позволяет гибко привлекать специалистов под конкретные задачи без необходимости оформлять штат, выплачивать страховые взносы и обеспечивать социальные гарантии. Вместе с тем, чтобы преимущества не обернулись рисками, важно соблюдать требования законодательства, корректно оформлять расчеты и хранить подтверждающие документы.