Как не попасть в реестр недобросовестных работодателей

В России действует общедоступный реестр работодателей, привлечённых к административной ответственности за отдельные нарушения трудового законодательства. По сути, это официальный «черный список работодателей», который ведет государство. Разберем, как формируется этот реестр работодателей, на каких основаниях организации включают в список и какие меры помогут компании избежать таких рисков.

Реестр работодателей — это официальный перечень организаций и ИП, которых привлекли к ответственности за грубые нарушения трудового законодательства. Ведением этого списка занимается Роструд.

Информация в реестре является становится публичной — ее видят соискатели, контрагенты и проверяющие органы. Карточка в реестре выглядит как запись в списке с краткой официальной информацией и ссылкой на документ-основание. В частности, указываются следующие сведения:

• наименование организации или ФИО ИП;
• ИНН;
• основание включения, дата и реквизиты решения.

Дополнительных комментариев или оценок в реестре нет — только формальные сведения.

Основание для включения в реестр одно: вступившее в законную силу постановление о привлечении к ответственности за нелегальную занятость.
Речь идет о случаях, когда инспекция установила подмену трудовых отношений или фактический допуск к работе без надлежащего оформления:

• сотрудника допустили к работе без заключения трудового договора;
• вместо трудового договора оформили ГПХ, хотя фактически работа выполнялась как штатная;
• оформили человека как самозанятого, но условия работы соответствовали трудовым.

После того как постановление вступает в силу, сведения передаются в реестр работодателей, и запись появляется в реестре в течение нескольких рабочих дней. В базе формируется строка с данными компании и реквизитами решения.
Информация хранится один год с даты вступления постановления в силу. По истечении этого срока запись удаляется автоматически и компания исчезает из публичных списков компаний с нарушениями.

Чтобы не получить статус недобросовестного работодателя и не попасть в реестр, важно правильно определить формат отношений еще до допуска человека к работе.
Если человек выполняет трудовую функцию — работает по графику, подчиняется руководителю, включен в постоянный процесс компании и получает регулярную оплату за сам факт работы, то это трудовые отношения. В таком случае необходимо заключать трудовой договор, издавать приказ и оформлять сотрудника в установленном  ТК РФ порядке.

Допуск к работе без оформления — прямое основание попасть в реестр.
Гражданско-правовой договор уместен в другой ситуации: когда нужен конкретный результат. Например, разработка сайта, подготовка отчета, выполнение ремонта, разовая консультация. В договоре ГПХ фиксируют объем работ, сроки, порядок приемки и оплату за результат или этап. Исполнитель не подчиняется внутреннему распорядку и не включается в штатную структуру. Если же по факту отношения выглядят как постоянная занятость, есть риск включения в реестр.

С самозанятыми действует та же логика. Формальный статус НПД не меняет сути. Если человек фактически занимает штатную позицию, инспекция будет оценивать реальные условия сотрудничества, а не название договора.

Чтобы не допустить переквалификации и иных претензий со стороны контролирующих органов, перед началом сотрудничества, проверьте:

• есть ли признаки трудовой функции и подчиненности;
• соответствует ли формат договора фактическим условиям;
• оформлен ли сотрудник до допуска к работе;
• описан ли в ГПХ конкретный результат и порядок приемки;
• не используется ли самозанятость как замена штатной должности.

Если вы увидели компанию в списке, сначала проверьте, что запись относится именно к вам. Сверьте ИНН, полное наименование и регион регистрации. В карточке размещены сведения о компании и реквизиты постановления — их нужно сопоставить с вашими документами.
Попадание в реестр означает, что постановление о привлечении к ответственности вступило в законную силу. Дальше действуйте по ситуации.

Если срок обжалования не пропущен и есть правовые основания, готовьте жалобу и подавайте ее в установленном порядке. Оцените перспективы заранее: формальное обжалование без аргументов ситуацию не изменит.
Если в базе допущена техническая ошибка (неверный ИНН, наименование или дата), направляйте обращение в орган, который внес запись, с требованием исправить сведения.

Контролируйте срок размещения информации. По истечении установленного периода запись должна быть исключена автоматически. Проверьте, удалена ли она вовремя.

Параллельно разберитесь с причиной включения. Посмотрите само постановление и оцените, где именно была ошибка. Проверьте кадровые документы, договоры и порядок допуска к работе. Если речь шла о ГПХ или самозанятых, сопоставьте фактические условия сотрудничества с тем, что прописано в договорах.

Чтобы не возвращаться к теме включения в реестр, нужен понятный внутренний порядок оформления и контроля.
Ключевые правила следующие:

Четкое оформление приема сотрудника.
До допуска к работе — подписанный трудовой договор, приказ, ознакомление с локальными актами. Сроки и ответственные лица должны быть закреплены во внутреннем регламенте.

Корректная работа с подрядчиками и самозанятыми.
В договоре — конкретный результат, этапы и порядок приемки. В процессе — акты, переписка, подтверждение объема работ. Оплата производится за результат, а не за «факт присутствия».

Регулярная внутренняя проверка практики.
Раз в квартал стоит просматривать договоры и порядок взаимодействия: нет ли ситуаций, где подрядчик фактически работает как штатный сотрудник, а документы оформлены иначе.

Такой порядок полезен для работодателей, которые хотят работать без юридических рисков. Он позволит заранее увидеть проблемные модели взаимодействия и не допустить, чтобы компания оказалась в списке нарушителей среди других организаций и ИП, опубликованных в реестре Роструда.