ответят на вопросы и расскажут, чем наш сервис
может быть полезен именно в вашем случае
Если вы не хотите, чтобы эти данные обрабатывались, отключите cookie в настройках браузера.
Электронный документооборот с самозанятыми: как законно отказаться от бумаги и использовать ПЭП
Компании, которые работают с большим пулом самозанятых и внештатных исполнителей, хорошо понимают реальную цену бумажного документооборота. Один цикл «распечатать — подписать — отправить — дождаться оригинала» легко растягивается на недели. За это время исполнитель может так и не выйти на задачу, сроки сдвигаются, проекты срываются, а бизнес несёт прямые потери времени и денег. В такой модели бумажные документы — уже не просто неудобство, а существенный операционный риск.
Электронный документооборот с самозанятыми позволяет решить эту проблему, но у компаний часто возникает логичный вопрос: можно ли законно заключить электронный договор без «живой» подписи и будет ли такой документ иметь юридическую силу. В статье разбираем, как работает подпись в ЭДО с самозанятыми, в каких случаях допустима простая электронная подпись (ПЭП) и что нужно предусмотреть, чтобы цифровой формат был удобным и безопасным с точки зрения закона.
Можно ли подписывать документы с самозанятым без бумаги
Российское законодательство допускает заключение договоров и оформление иных документов в электронной форме. Такие документы признаются равнозначными бумажным при условии, что способ подписания позволяет достоверно определить лицо, выразившее волю на совершение сделки. Ключевую роль здесь играет электронная подпись.
Закон выделяет несколько видов —простую электронную подпись, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную электронную подпись.
Для работы с самозанятыми чаще всего используется именно ПЭП, поскольку она не требует выпуска сертификатов и сложной технической инфраструктуры, но при этом может иметь юридическую силу.
Важно понимать, что цифровая подпись сама по себе не «волшебная кнопка». Юридическая значимость документа возникает не из-за формата файла, а из-за того, что стороны заранее договорились об использовании электронного документооборота и конкретного вида подписи.
Для самозанятых такой подход особенно удобен. Закон не обязывает их использовать УКЭП, ведь документооборот с заказчиком не связан с участием в электронном аукционе или иных процедурах, где требования к подписи жестко регламентированы. В большинстве случаев достаточно простой цифровой подписи. Главное, чтобы были соблюдены правила идентификации подписанта и был зафиксирован сам факт подписания.
Таким образом, отказ от бумаги при работе с самозанятыми возможен и законен. Цифрового договора, подписанного электронной подписью, достаточно для подтверждения договорных отношений, если стороны заранее согласовали формат ЭДО, вид подписи и порядок подписания документов.
ПЭП и СМС-подпись: как работает ЭДО с самозанятыми
Простая электронная подпись — это вид электронной подписи, при котором подтверждение воли лица осуществляется с использованием кодов, паролей или иных средств идентификации. На практике в ЭДО с самозанятыми это чаще всего одноразовый код из СМС, подтверждение действия в личном кабинете или комбинация этих способов.
Юридическая сила ПЭП основана не на технической сложности подписи, а на возможности достоверно определить подписанта. Если система электронного документооборота фиксирует, что конкретное лицо получило код на привязанный номер телефона и использовало его для подписания документа, такое подписание считается совершенным именно этим лицом. В результате возникает юридически значимый документ, равнозначный бумажному.
При этом использование ПЭП существенно снижает операционные издержки. Самозанятому не нужно получать отдельный носитель или устанавливать специализированное программное обеспечение — для подписания документов достаточно телефона и доступа к системе электронного документооборота, что делает ПЭП оптимальным инструментом для массового документооборота.
Однако, как было отмечено ранее, для законного применения электронной подписи необходимо закрепить соответствующие условия в договоре или отдельном соглашении об ЭДО. Именно порядок идентификации, способ подписания и фиксации действий определяют, будет ли документ иметь юридическую силу.
Какие документы с самозанятыми можно перевести в электронный вид, а где цифровой формат не подходит
Договор
Наиболее очевидный кандидат для перевода в электронный формат — договор гражданско-правового характера. В случае работы с самозанятыми это может быть рамочный договор, договор-оферта или индивидуальный договор на оказание услуг. При корректно оформленном соглашении об ЭДО подписанного электронного договора достаточно для подтверждения договорных отношений.
Цифровой формат договора особенно эффективен при массовом привлечении исполнителей, поскольку его применение позволяет значительно сократить сроки подключения самозанятых к работе и исключить задержки, связанные с пересылкой бумажных экземпляров.
Дополнительные соглашения
Изменения условий сотрудничества логично оформлять в том же формате, что и основной договор. Дополнительные соглашения, изменения объема работ или сроков исполнения могут подписываться в электронной форме с использованием простой электронной подписи. Это позволяет сохранить целостность документооборота и избежать дублирования документов на бумаге.
Акты выполненных работ и оказанных услуг
Акты выполненных работ или оказанных услуг не являются обязательными документами при сотрудничестве с самозанятыми, но часто используются компаниями для внутреннего учета и подтверждения факта исполнения обязательств.
Цифровой формат актов особенно удобен при регулярных выплатах и большом количестве однотипных операций, где бумажный документооборот создает значительную нагрузку на бухгалтерию.
Заявки, задания и операционные документы
Помимо договоров и актов, в ЭДО целесообразно перенести сопутствующие документы: заявки на выполнение работ, технические задания, отчеты, согласия и иные операционные документы.
Такие виды документов, как правило, не требуют бумажной формы и хорошо подходят для подписания простой ПЭП. Их цифровой формат позволит организовать целостный архив документов и связать каждую операцию с конкретным исполнителем.
Когда от использования ПЭП лучше отказаться
Несмотря на широкие возможности ЭДО, существуют ситуации, где цифровой формат использовать нецелесообразно или рискованно. Это относится к документам, для которых законом прямо установлен иной порядок подписания или требуется квалифицированная подпись. Также осторожность требуется в случаях, когда документ должен быть представлен третьим лицам, не принимающим цифровую форму.
Кроме того, не стоит смешивать форматы: если в силу тех или иных причин документ оформляется на бумаге, он должен быть подписан обеими сторонами именно в бумажном виде.
Ситуации, когда одна сторона подписывает бумажный экземпляр, а вторая — цифровую версию того же документа, создают юридическую неопределенность, что может вызвать вопросы при проверках или спорах.
Что нужно закрепить в договоре или соглашении об ЭДО, чтобы ПЭП имела юридическую силу
Где фиксируются правила ЭДО и ПЭП
На практике правила использования ПЭП закрепляют одним из двух способов: либо включают соответствующий раздел в основной договор, либо оформляют отдельное соглашение об ЭДО. Оба варианта допустимы: выбор зависит от структуры документооборота и количества исполнителей. Для компаний с массовыми внештатниками отдельное соглашение об ЭДО обычно удобнее, поскольку позволяет применять единые правила ко всем документам без необходимости вносить изменения в каждый договор.
Какие документы можно подписывать
В договоре или соглашении об ЭДО необходимо прямо указать, что стороны договорились о подписании документов в цифровом формате с использованием ПЭП. Формулировка должна быть однозначной и распространяться на конкретные виды документов — например, договоры, дополнительные соглашения, акты и заявки.
Как определяется лицо, подписывающее документ
Отдельного внимания требует вопрос идентификации подписанта. В соглашении об ЭДО следует описать, по каким признакам определяется лицо, подписывающее документ.
Чаще всего используется привязка к:
- номеру телефона;
- адресу электронной почте;
- учетной записи в системе ЭДО;
- сочетанию этих данных.
Именно эта связка позволяет однозначно соотнести ПЭП с конкретным самозанятым и подтвердить, что документ был подписан им лично.
В правилах ЭДО необходимо зафиксировать сам механизм подписания. В частности, указать, какое действие признается подписанием: ввод одноразового кода, подтверждение через интерфейс системы, нажатие кнопки «подписать» или иное аналогичное действие. Также важно определить момент подписания — дату и время, зафиксированные системой.
Юридическая ответственность
Рекомендуем отдельно закрепить обязанность самозанятого обеспечивать конфиденциальность средств ПЭП. Это означает, что исполнитель несет ответственность за сохранность доступа к телефону, электронной почте или личному кабинету, используемым для подписания документов.
Такая оговорка снижает риски споров о том, кто именно подписал договор или акт, и переносит ответственность за утрату доступа на подписанта.
Хранение документов и подтверждающих данных
Завершающий элемент — порядок хранения документов и сведений о подписании. Компания должна иметь возможность воспроизвести подписанный договор, а также подтвердить факт подписания с помощью логов, отметок времени и иных технических данных.
Наличие такой доказательной базы критично при налоговых проверках и судебных разбирательствах, где значение имеет не только содержание документа, но и способ его подписания.
Как выстроить электронный документооборот с самозанятыми
Рекомендуем действовать следующим образом:
1. Закрепите формат взаимодействия.
Пропишите в договоре или соглашении об ЭДО, что вы используете электронный документооборот, укажите вид подписи и порядок подписания документации.
2. Определите способ идентификации сторон.
Укажите номер телефона и/или адрес электронной почты самозанятого, которые будут использоваться для подписания и уведомлений в рамках электронного документооборота.
3. Организуйте подключение исполнителей к ЭДО.
Настройте вход и подтверждение данных так, чтобы исполнитель мог подписать бумагу дистанционно. Если исполнителей много, отдельной задачей становится массовое подключение: рассылка приглашений, регистрация и подтверждение данных. На многих платформах эта задача обычно решается через рассылку СМС-сообщений с приглашениями.
4. Направьте документ.
Создайте договор или иной документ в системе и направьте его исполнителю на подписание. К примеру, это можно сделать по электронной почте, но в практических сценариях удобно, когда договор формируется и подписывается в одном месте — это снижает риск потери и ускоряет процесс согласования.
5. Организуйте подписание документа.
Обеспечьте подписание путем ввода СМС-кода, перехода по ссылке с электронной почты или подтверждения действия в системе.
6. Зафиксируйте документ.
Сохраните файл вместе с техническими данными: датой и временем подписания, способом подтверждения и сведениями о сторонах. Также обязательно направьте его исполнителю (можно по электронной почте). Если работаете с большим количеством исполнителей, то удобнее, чтобы все эти процессы были автоматизированы.
При такой организации электронного документооборота все документы оформляются и подписываются в едином порядке, что позволяет контролировать их статус, историю и быстро находить в хранилище. Причем не имеет значения, используете ли вы для этого собственную систему или внешнюю платформу.
