Лимит расчетов наличными с самозанятыми

Сегодня все больше компаний и ИП сотрудничают с самозанятыми. Это удобно: не нужно платить страховые взносы, проще оформить договор и оплату. Но как только дело доходит до наличных расчетов, появляется сомнение — не нарушается ли лимит, установленный законом?

Многие компании до сих пор уверены, что любые наличные расчеты ограничены суммой 100 000 рублей по одному договору. Однако применение этого ограничения зависит от правового статуса сторон расчетов.

В России установлен общий лимит на наличные расчеты между участниками предпринимательской деятельности. В соответствии с Указанием Банка России № 5348-У, сумма таких расчетов по одному договору не должна превышать 100 тыс. рублей.

Если оплата проводится в иностранной валюте, то лимит определяется по официальному курсу ЦБ на дату передачи денег. Это ограничение распространяется на все виды договоров (купля-продажа, оказание услуг и даже займы) и действует независимо от количества товаров или объема работы.

Важно понимать, что этот лимит касается только участников наличных расчетов, то есть:

• юридических лиц;
• индивидуальных предпринимателей (ИП).

Именно между ними действует ограничение в 100 тыс. рублей по каждому договору. Причем лимит распространяется на любые договоры, заключенные между участниками таких расчетов. Неважно, кто именно выступает сторонами сделки — две компании, компания и предприниматель или два ИП. В каждом из этих случаев сумма наличных платежей по одному договору не может превышать 100 тыс. рублей.

Совсем иначе обстоит дело при расчетах с самозанятыми. Если у исполнителя есть статус плательщика НПД, но нет регистрации в качестве ИП, он считается физическим лицом. Физлица не относятся к участникам наличных расчетов в понимании Указания № 5348-У, поэтому лимит здесь не применяется — компания может выдать самозанятому любую сумму наличных.

Эта позиция подтверждается письмом УФНС по г. Москве от 10.06.2020 № 20−21/93 682@: самозанятые без статуса ИП не обязаны соблюдать лимит, независимо от того, кто их заказчик — организация, предприниматель или другое физическое лицо.

Лимит на наличные расчеты распространяется на самозанятых в тех случаях, когда человек совмещает два статуса — самозанятого и индивидуального предпринимателя. В этой ситуации он участвует в расчетах не как физическое лицо, а как ИП, а значит, подпадает под требования Указания Банка России № 5348-У.

Если такой исполнитель заключает договор с организацией или другим ИП и получает оплату наличными деньгами, он обязан соблюдать установленный лимит в 100 тыс. рублей по одному договору. Это правило действует для всех сделок, которые самозанятый-ИП оформляет в рамках своей предпринимательской деятельности — будь то услуги, подряд или поставка товаров.

Несоблюдение установленного лимита по наличным расчетам рассматривается как административное правонарушение, предусмотренное ст. 15.1 КоАП РФ.
Штраф накладывается на всех участников сделки — и на того, кто выдал деньги, и на того, кто их получил. Размер санкций зависит от статуса нарушителя:

• для организации — от 40 до 50 тыс. рублей;
• для предпринимателя или должностного лица компании (например, директора) — от 4 000 до 5 000 рублей.

Привлечь к ответственности ИФНС может только в пределах срока давности, установленного статьей 4.5 КоАП РФ, т. е. в течение 60 календарных дней с момента выявления нарушения. Если срок давности истек, штраф не накладывается. Например, если проверяющие в октябре обнаружат, что лимит был превышен еще в июле, наказания уже не последует.

В отдельных случаях налоговые органы иногда ограничиваются предупреждением. Такая мера возможна, если нарушение совершено впервые и не повлекло негативных последствий.

По ст. 3.4 КоАП РФ, предупреждение вместо штрафа могут получить представители малого и среднего бизнеса при одновременном соблюдении трех условий:

• лимит превышен впервые;
• отсутствует причинение имущественного ущерба;
• действия не причинили вред общественным интересам.

Таким образом, если нарушение было случайным и не повлекло последствий, у предпринимателя есть шанс избежать штрафа, ограничившись предупреждением.

Чтобы не нарушить требования законодательства и не вызвать вопросов у налоговой, при оплате услуг самозанятого, в том числе и наличными деньгами, важно соблюдать несколько базовых правил.

Прежде всего рекомендуем заключить договор (хотя это и опционально). Он подтвердит, что между заказчиком и самозанятым исполнителем сложились гражданско-правовые отношения, а не трудовые. В договоре стоит указать предмет, сумму и порядок расчета, а также прописать, что самозанятый обязан сформировать чек в приложении «Мой налог» после получения денег. Такой документ не только защищает стороны от споров, но и поможет подтвердить законность и обоснованность выплат при проверке.

Следующий момент — кассовая дисциплина. Все компании и ИП обязаны соблюдать порядок работы с наличными, установленный Банком России. Если организация выдает деньги исполнителю из кассы, бухгалтер должен оформить расходный кассовый ордер (РКО), где указываются данные получателя, основание и сумма. Самозанятый должен поставить подпись в ордере, а операция — попасть в кассовую книгу. Без соблюдения этого порядка компания рискует получить претензии со стороны проверяющих.
Кроме того, заказчику стоит учитывать лимит дохода самозанятого. По закону годовой доход плательщика НПД не должен превышать 2.4 млн. рублей. Если исполнитель превысит эту сумму, он потеряет право на применение спецрежима и автоматически перейдет в статус обычного физлица. Тогда заказчик будет обязан удержать и уплатить за него НДФЛ и страховые взносы (если исполнитель не зарегистрирован в качестве ИП).

При работе с самозанятыми важно правильно оформлять документы, подтверждающие законность сделки, и своевременно получать их у исполнителя.

Главный документ, который должен оформить исполнитель, — это чек из приложения «Мой налог». Такой чек заменяет применение контрольно-кассовой техники и автоматически передается в налоговые органы.
При проведении оплаты наличными чек нужно сформировать в день получения денег. В документе обязательно указываются сумма, дата поступления средств и данные заказчика. Если по каким-то причинам чек не был создан вовремя, самозанятый может оформить его задним числом, выбрав нужную дату в приложении. Но делать это желательно сразу, чтобы избежать ошибок и задержек с уплатой налога.

Если самозанятый получает аванс или предоплату, на каждый такой платеж необходимо формировать отдельный чек. Это важно, поскольку каждый чек отражает конкретный поступивший доход и дату его получения.

Однако на практике одного чека может быть недостаточно. Банки и налоговые органы при проверках нередко требуют дополнительные подтверждения — например, договор и акт выполненных работ. Эти документы раскрывают характер и объем оказанных услуг, помогают доказать, что между сторонами существовали гражданско-правовые, а не трудовые отношения.

Поэтому безопаснее рассматривать чек как обязательный, но не единственный элемент подтверждения расчета. Оптимальный пакет документов при оплате наличными самозанятому включает:

• договор — фиксирует условия сотрудничества, сумму и сроки;
• чек из «Мой налог» — подтверждает сам факт получения денег;
• акт выполненных работ (или оказанных услуг) — при необходимости подтверждает результат.

Такой комплект документов полностью защищает обе стороны сделки: заказчик сможет подтвердить законность расходов, а исполнитель — доказать, что доход учтен и налог по нему будет уплачен.

Таким образом, лимит расчетов наличными с самозанятыми зависит не от суммы сделки, а от статуса исполнителя. Если самозанятый не зарегистрирован как ИП, ограничений по сумме нет — компания может выдать любую оплату, соблюдая документальное оформление. Если же исполнитель совмещает НПД со статусом предпринимателя, лимит в 100 тысяч рублей обязателен. Однако в любом случае грамотно оформленный договор, чек из «Мой налог» и контроль кассовой дисциплины позволят вести расчеты с самозанятыми законно, безопасно и без риска штрафов.