Работа с самозанятыми в строительстве: акты КС-2/КС-3 и специфика закрывающих документов

Работа с самозанятым в строительстве отличается от взаимодействия с подрядными организациями. Здесь важны не только сроки и стоимость, но и корректное оформление документов. Ошибка на этапе заключения договора или приемки выполненной работы может привести к спорам с исполнителем, отказу в учете расходов или риску переквалификации договора в трудовой.

Этот материал предназначен для прорабов и застройщиков, которые привлекают самозанятых на ремонтные работы и другие виды строительных работ. В статье разобраны виды договоров, особенности договора ГПХ, применение договора подряда, допустимость форм КС-2 и КС-3, а также порядок приемки работы и закрытия этапов.

При оформлении работ с самозанятым исполнителем важно выстроить понятную документальную цепочку.
Она должна подтверждать три вещи: правовое основание работ, факт их выполнения и законность оплаты.

Для этого следует обязательно использовать следующие документы:

• письменный договор ГПХ;
• документ приемки выполненной работы (акт или иной согласованный формат);
• чек из мобильного приложения «Мой налог», который формирует самозанятый после получения оплаты.

Основой взаимодействия с самозанятым всегда является письменный договор гражданско-правового характера. Именно договор ГПХ определяет правовой режим работы, условия выполнения работ и ответственность сторон.

В зависимости от ситуации применяются следующие разновидности договоров ГПХ:

• договор подряда — для выполнения конкретной работы с фиксированным результатом;
• договор оказания услуг — если требуется процесс, а не осязаемый результат;
• договор аренды — если самозанятый предоставляет инструмент, оборудование или транспорт;
• договор перевозки — при разовых работах по транспортировке материалов.

Если же речь идет о действиях без измеримого результата (например, вспомогательные работы), используется договор оказания услуг, который также относится к договорам ГПХ.

Независимо от вида договора, для работы с самозанятым важно избегать размытых формулировок. Предмет договора должен описывать конкретную работу или услугу, а не «выполнение строительных задач в интересах заказчика».

При работе с самозанятым договор ГПХ должен быть максимально конкретным. Общие формулировки создают риск споров и проблем при проверках.

В договор ГПХ обязательно включаются следующие разделы договора:

• предмет договора — описание конкретной работы или услуг;
• перечень работ — что именно нужно выполнить, по каким этапам;
• срок договора — дата начала работ и окончание работ;
• цена договора и стоимость работы по этапам;
• порядок приемки работы и оформления акта выполненной работы;
• условия оплаты и обязанность исполнителя сформировать чек НПД;
• порядок расторжения договора;
• ответственность заказчика и исполнителя.

Чтобы упростить оформление документов, при работе с самозанятыми часто используют шаблон договора. Его удобно брать за основу и дорабатывать под конкретный объект: менять перечень работ, стоимость, сроки и этапы.
Скачать образец договора с самозанятым для типовых ремонтных работ можно на сайтах различных Платформ. Такой готовый образец договора ускоряет оформление отношений, помогает соблюдать единый формат документов и снижает риск возникновения ошибок и разногласий. 

Формы КС-2 и КС-3 традиционно применяются в строительстве для фиксации объемов и стоимости выполненных работ. Однако при работе с самозанятым важно понимать, что эти формы не становятся обязательными сами по себе.

При этом заказчик вправе использовать эти формы, если они предусмотрены в договоре подряда как способ фиксации объемов.

На практике КС-2 и КС-3 целесообразны в двух ситуациях:

• объект ведется по смете, и заказчик обязан отчитываться перед генподрядчиком или инвестором;
• приемка выполняется по этапам с детальной разбивкой видов работ.

Во всех остальных случаях акт выполненной работы в свободной форме, составленный по перечню работ, закрывает задачу приемки не хуже, но зачастую гораздо проще.

Приемка — ключевой этап взаимодействия заказчика и исполнителя. Именно здесь чаще всего возникают разногласия по объему, качеству и стоимости.

Чтобы приемка была управляемой, ее нужно заранее заложить в условия договора. Для этого используется привязка акта к перечню работ и этапам выполнения.

Типовая логика приемки выглядит так:

1. завершение этапа работ, предусмотренного договором;
2. проверка результата по согласованным критериям;
3. подписание акта приемки выполненной работы;
4. оплата и получение чека НПД.

Учтите, что если используется форма КС-2, то она включается как приложение к акту либо как форма детализации объемов, но не подменяет сам акт приемки.

Самозанятый не вправе иметь работников по трудовому договору. Это означает, что схема, при которой один самозанятый формально выступает бригадиром и распределяет работу между людьми как работодатель, недопустима.

Поэтому у заказчика, работающего с большим количеством исполнителей, есть два основных варианта: 

• Заключать договор ГПХ с каждым самозанятым. Это увеличивает количество документов, но дает максимальную прозрачность: понятно, кто выполнял конкретную работу, кто подписывает акт и кто формирует чек.
• Работать с подрядчиком в статусе ИП или организации. В этом случае вопросы с персоналом, субподрядом и внутренней организацией работ лежат на подрядчике, а заказчик работает по классической схеме подряда.

Что касается агентского договора, то мы не рекомендуем использовать его при работе с самозанятым: такой формат, как правило, не применяется при работе с плательщиками НПД и может создавать повышенные налоговые и правовые риски.

На строительных объектах часто используется имущество исполнителя: инструмент, оборудование, транспорт, бытовки. В таких случаях необходимо заключать отдельный договор аренды, а не включать аренду в стоимость работ.

Договор аренды должен содержать:

• предмет аренды;
• срок договора аренды;
• цену договора;
• акт передачи имущества.

Аналогично оформляется договор перевозки, если самозанятый оказывает услуги перевозки материалов.
Разделение договоров позволяет корректно учитывать расходы и снижает риск переквалификации договора в трудовой.

Переквалификация договора в трудовой — один из главных рисков для компании заказчика.

Чтобы избежать переквалификации договора:

• работайте по договору ГПХ и не используйте формулировки, свойственные трудовым отношениям;
• не устанавливайте режим работы и подчиненность;
• привязывайте оплату к результату работ;
• оформляйте приемку работы актами;
• требуйте от исполнителя чек НПД и обязательно сохраняйте его.

Помните, что если условия договора соответствуют правовому договору ГПХ, риск признания трудовых отношений снижается.

Работа с самозанятыми в строительстве требует не большого количества документов, а правильной логики их оформления. Если на старте не определить вид договора, предмет и порядок приемки, проблемы неизбежно возникнут позже — на этапе оплаты, закрытия этапов или при проверке расходов. Чаще всего такие проблемы связаны с размытыми формулировками, отсутствием привязки к результату работ и ошибками в договоре ГПХ.

Чтобы взаимодействие с исполнителем было устойчивым, важно заранее зафиксировать в письменном договоре: перечень работ, этапы, стоимость, срок выполнения, порядок приемки и обязанность формировать чек НПД. Такой подход снижает риск переквалификации договора в трудовой, упрощает приемку выполненной работы и делает расчеты прозрачными как для заказчика, так и для самозанятого.

Практика показывает, что наибольшее количество ошибок возникает именно на этапе составления договора. Поэтому, если задача — работать без споров, задержек и правовых рисков, разумно использовать проверенный образец договора с самозанятым, адаптированный под строительные и ремонтные работы, который можно найти на сайтах специализированных Платформ. Его можно использовать как основу для типовых задач и дорабатывать под конкретный объект.
Использование такого шаблона позволит выстроить понятные отношения между заказчиком и исполнителем с самого начала и сосредоточиться на работе, а не на исправлении документов задним числом.