Самозанятые в клининге: как оформить договор и снизить риски для заказчика

Если компания привлекает самозанятых для уборки офиса, магазина, склада или другого объекта, ей нужно заранее определить объем услуги, порядок приемки и комплект документов после завершения работ. Без этого сложно подтвердить объем оказанных услуг, зафиксировать результат выполненной работы и провести оплату без лишних вопросов.

В статье разберем, что включить в договор, как оформить результат выполненной работы и какие ошибки в документах и расчетах создают риски для заказчика.

Самозанятый вправе оказывать услуги по уборке помещений. Законодательство (ФЗ № 422-ФЗ)  относит уборку к видам деятельности, которые можно вести на НПД. Ограничения стандартные: у исполнителя не должно быть работников по трудовым договорам, а годовой доход не должен превышать 2,4 млн рублей.

Не менее важно, как оформлена сама уборка. Если компания покупает конкретную услугу с понятным объемом и результатом, речь идет о гражданско-правовой модели. Если исполнителю устанавливают постоянный график, закрепляют за ним объект на каждый день, подчиняют внутренним правилам и платят фиксированную сумму как за обычную занятость, такая схема уже похожа на модель трудового договора, что чревато штрафами и претензиями со стороны контролирующих органов.

Для клининга с самозанятым компании нужен гражданско-правовой договор. В этой сфере обычно используют договор возмездного оказания услуг: заказчик поручает уборку объекта, исполнитель выполняет работу и получает оплату. Такая модель сотрудничества подходит для любой уборки: разовой, генеральной или регулярной.

Как только в документе появляются должность, сменный график, подчинение внутренним правилам компании и постоянное рабочее место, уборка перестает выглядеть как услуга и превращается в обычный найм со всеми вытекающими налоговыми и правовыми последствиями.

В договор на уборку нужно включить три вещи: что именно делает исполнитель, как заказчик принимает результат и за что платит. Для клининговых услуг этого достаточно, чтобы потом не спорить об объеме работы и оплате.

Сначала стороны договора фиксируют объект: адрес, тип помещения и зоны уборки. Потом — состав оказываемых услуг. Например: влажная уборка пола, чистка санузлов, вынос мусора, мытье стеклянных перегородок, уборка кухни, уборка после ремонта. Если компания заказывает не весь комплекс, а только часть работ, это тоже нужно указать. 

Дальше в тексте нужно определить объем услуг. Для клининга это площадь, количество помещений, периодичность, число выходов. Здесь же удобно прописать, что относится к дополнительным работам. Такой пункт нужен для простой цели: чтобы после выполненной работы было понятно, выполнил ли исполнитель все, что заказала компания.

Отдельно в условия договора вносят стоимость услуг и порядок оплаты. Цена может быть за один выход, за объект, за квадратный метр или за месяц обслуживания. Главное, чтобы из текста было понятно, за какую именно услугу платит заказчик. При работе с самозанятым это важно еще и потому, что оплата должна быть связана с конкретной услугой.

В конце лучше закрепить порядок приемки: то, как заказчик проверяет, выполнен ли согласованный перечень работ, есть ли замечания и в какой срок исполнитель их устраняет.

После уборки заказчику нужны два документа: акт и чек.
Чек в работе с самозанятым — основной налоговый документ. По нему компания подтверждает расходы по оказанным услугам. При отсутствии чека налоговая может расценить такой платеж как выплату обычному физлицу. В этом случае у компании возникают обязанности налогового агента: удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Если этого не сделано, появляются доначисления по налогам и вопросы к расходам по сделке.

Акт показывает, какие оказанные услуги приняты. В нем лучше фиксировать не общую фразу «услуга оказана», а конкретный результат выполненной работы:

• адрес объекта;
• период или дату уборки;
• перечень оказываемых услуг;
• объем: зоны, площадь, количество выходов;
• стоимость и сумму за услуги;
• замечания заказчика, если они есть.

При работе с самозанятым в клининге заказчику важно не только правильно оформить документы, но и не выстроить саму работу как работу по ТК. На бумаге может быть гражданско-правовой договор, а по факту — постоянная занятость уборщика внутри компании. Именно такие ситуации чаще всего и создают риски.

Для заказчика опасны такие признаки:

• исполнитель убирает один и тот же объект по постоянному графику;
• компания распределяет смены и контролирует процесс в течение дня;
• уборка оплачивается как фиксированная ежемесячная занятость, а не как конкретная услуга;
• у исполнителя есть постоянное рабочее место и инвентарь заказчика;
• человек работает только на одного клиента и фактически встроен в работу компании.

Чтобы снизить риск, в отношениях с самозанятым нужно сохранять логику услуги: есть объект, есть согласованный объем уборки, есть приемка результата и оплата за конкретную работу. Когда в документах и в реальной работе сохраняется именно такая модель, заказчику проще подтвердить гражданско-правовой характер отношений.

Ошибки в клининге могут возникнуть на этапе заключения договора, приемки и оплаты. Среди заказчиков наиболее распространены следующие ошибки:

• используется шаблон трудового договора вместо договора гражданско-правового характера;
• не указаны объект, зоны уборки и объем услуги;
• не разделены основные и дополнительные работы;
• не прописан порядок приемки оказанных услуг;
• оплата проводится без чека;
• не проверен статус НПД перед выплатой;
• работа с самозанятым по факту выстроена как обычный найм.

Таким образом, в клининге заказчику недостаточно просто договориться об уборке и провести оплату. Нужно заранее закрепить в договоре объект, объем услуги, порядок приемки, акт, чек и правила расчета. Тогда компания сможет подтвердить оказанные услуги, обосновать расходы и, как следствие, снизит риск претензий со стороны контролирующих органов.