Утрата статуса самозанятого задним числом: инструкция для бухгалтера по пересчету налогов

Работа с самозанятыми строится на простом принципе: пока у исполнителя действует статус плательщика НПД, компания не является налоговым агентом и не платит налоги и взносы за физлицо. Однако при прекращении применения НПД (в том числе если это выявлено уже после выплаты дохода) этот принцип перестает работать.

Для бухгалтерии это означает не формальную ошибку, а полноценный налоговый риск: доначисление НДФЛ, страховых взносов, штрафы, пени и отказ в признании расходов. При проверке налоговые органы оценивают не намерения компании, а фактический налоговый статус исполнителя на дату выплаты и наличие подтверждающих документов.

Ниже — практическая инструкция, как действовать бухгалтеру, если выявлена потеря статуса самозанятого после выплаты дохода.

Утрата статуса самозанятого может произойти по разным причинам: превышение лимита доходов, нарушение условий применения НПД, добровольный отказ от режима или регистрация в качестве ИП на ином налоговом режиме. Во всех этих случаях прекращается применение НПД, а исполнитель теряет статус самозанятого.

С точки зрения бухгалтера это означает автоматическое возникновение обязанностей налогового агента — независимо от того, знал ли заказчик об утрате статуса или нет.

ввПри утрате статуса самозанятого задним числом налоговые органы пересматривают выплаты как произведенные не в рамках специального налогового режима, а обычному физическому лицу. Для компании-заказчика это означает доначисление обязательных платежей и применение мер ответственности.

В первую очередь налоговая инспекция доначисляет сумму обязательных платежей, которая должна была быть уплачена с дохода физического лица (НДФЛ + страховые взносы). Одновременно начисляются пени за каждый календарный день просрочки, начиная с даты, когда платеж должен был быть перечислен в бюджет.

Кроме того, если налоговая сама обнаружит факт утраты статуса и неуплату НДФЛ со страховыми взносами, она оштрафует предпринимателя. Для налогового агента ключевой риск — ответственность за неправомерное неудержание и (или) неперечисление налога (ст. 123 НК РФ, штраф 20%). В части неуплаты/неполной уплаты налога по общим основаниям применяется ст. 122 НК РФ (20% либо 40% при установлении умысла). Основанием для такого вывода может быть, например, отсутствие контроля за статусом плательщика, систематическая работа без чеков или игнорирование очевидных признаков утраты налогового режима.
Отдельный блок риска — расходы. При отсутствии чека компания не сможет подтвердить понесенные затраты. В результате налоговая инспекция исключит такие суммы из расходов, что увеличит налоговую базу. Это особенно критично для ОСН, УСН «доходы минус расходы» и ЕСХН.
Дополнительно возможен штраф за грубое нарушение правил учета по ст. 120 НК РФ (в зависимости от обстоятельств — 10 000 рублей, 30 000 рублей, а в отдельных случаях — 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей).

При выявлении утраты статуса самозанятого действовать следует как при налоговом инциденте: сначала зафиксировать все факты, а затем произвести пересчет. Делать все стоит максимально быстро, поскольку промедление увеличивает риск доначислений при проверке со стороны налоговых органов.

Сначала проверьте статус самозанятого по ИНН исполнителя на каждую дату перечисления денежных средств.
Используйте официальный сервис ФНС с возможностью проверки на конкретную дату, а не «на сегодня».
Обязательно сохраните результат проверки, например, сделайте скриншот — это понадобится для подтверждения должной осмотрительности компании при работе с исполнителями со статусом плательщиков НПД.

Затем соберите документы по каждой выплате: договор, акт, чек.
Особое внимание уделите операциям без чека — именно они чаще всего становятся основанием для доначислений.

После этого разделите выплаты на группы:

• выплаты, где статус плательщика НПД подтвержден и чек получен;
• выплаты после даты утраты статуса;
• выплаты, по которым статус не подтвержден документально.

Отдельно зафиксируйте позицию исполнителя.
Для этого запросите объяснения и сохраните переписку как доказательство контроля за статусом исполнителя.

После выявления утраты статуса самозанятого бухгалтеру важно перейти от диагностики к расчетам. На этом этапе принципиально не искать «идеальный вариант», а выбрать наименее рискованный с точки зрения последствий со стороны налоговых органов. На практике это почти всегда означает добровольный пересчет и уплату обязательных платежей, даже если удержать их с исполнителя уже невозможно. В таком случае также нужно сдать корректирующие отчеты по НДФЛ и страховым взносам — 6-НДФЛ и РСВ.

Если установлено, что на дату выплаты исполнитель уже утратил статус самозанятого и не применял специальный налоговый режим, такие суммы для налоговой инспекции считаются доходом обычного физического лица.

В этом случае у компании возникает обязанность налогового агента. Бухгалтеру необходимо определить сумму дохода, подлежащую налогообложению, и рассчитать обязательные платежи исходя из общего налогового режима, применимого к физлицам.
После этого следует подать в инспекцию уведомление о невозможности удержать НДФЛ с выплаченных сумм. На основании этого документа налоговая служба самостоятельно направит физическому лицу требование об уплате налога. Подать такое уведомление нужно после окончания года, в котором был выплачен доход, но не позднее 1 марта следующего года.

Если после потери статуса НПД исполнитель продолжил деятельность в статусе индивидуального предпринимателя, бухгалтеру необходимо документально подтвердить этот налоговый статус и применяемый налоговый режим ИП на дату выплаты.

Ключевая задача — определить, возникают ли у компании обязанности налогового агента по конкретной выплате. Это зависит от характера дохода, условий договора и действующего режима налогообложения исполнителя.

Если на момент выплаты исполнитель был зарегистрирован в качестве ИП, платить за него ничего не нужно. Если же документы отсутствуют либо статус исполнителя на дату выплаты не подтвержден, налоговая служба с высокой вероятностью признает доход выплатой физическому лицу и доначислит обязательные платежи по общим правилам. Соответственно, гораздо безопаснее перечислить НДФЛ и страховые взносы самостоятельно.

Отсутствие чека — один из самых опасных сценариев. Даже если исполнитель утверждает, что применял НПД, без чека налоговые органы не признают выплату произведенной в рамках специального налогового режима.

Бухгалтеру следует запросить чек и подтверждение его передачи в налоговую службу. Если чек не предоставлен в разумный срок, целесообразно рассмотреть самый безопасный вариант: признать выплату доходом физического лица и выполнить пересчет обязательств самостоятельно.

Такой подход позволяет закрыть риск доначислений, штрафов и пени заранее, а не в рамках выездной или камеральной проверки, когда позиция компании будет заведомо слабее.

С точки зрения налоговой инспекции, добровольный пересчет и уплата обязательных платежей свидетельствуют о надлежащем исполнении обязанностей и снижении последствий ошибки. Это может быть учтено при определении меры ответственности и снижает риск применения штрафа в размере 40% за умышленное уклонение.

Даже если фактически налог уплачивается за счет компании, такой подход позволит:

• зафиксировать корректный налоговый статус операций;
• минимизировать претензии со стороны налоговых органов;
• избежать накопления пени за длительный период;
• упростить защиту позиции при проверке.

Для бухгалтерии это не оптимистичный, а наименее затратный сценарий в условиях утраты статуса самозанятого задним числом.

Пересчет должен быть отражен в учете так, чтобы корректировки выглядели логично и последовательно при проверке.

Привязывайте изменения к датам выплат и к дате утраты статуса, а не к моменту обнаружения ошибки. Сначала производится перерасчет обязательств, затем доплата, после чего подаются корректирующие формы.
Отдельно проработайте расходы. При отсутствии чека и подтверждения специального налогового режима расходы могут быть исключены из базы. Поэтому разберитесь, какие суммы могут быть подтверждены документально, а какие лучше заранее исключить.

Контроль статуса самозанятого должен быть встроен в процесс выплаты. В идеале проверять статус исполнителя нужно не только при заключении договора, но и в момент платежа. Причем результат каждой проверки следует фиксировать до перечисления денег. 

Также рекомендуем прямо закрепить в договоре обязанность исполнителя своевременно уведомлять заказчика об утрате статуса самозанятого или прекращении применения специального налогового режима. Дополнительно целесообразно установить, что в случае несвоевременного уведомления исполнитель несет все неблагоприятные налоговые последствия, включая доначисления, пени и штрафы, возникшие у заказчика в связи с утратой статуса.

Однако если компания работает с большим количеством исполнителей, ручная проверка статуса самозанятого перед каждой выплатой становится трудоемкой и нестабильной: высок риск пропустить утрату налогового режима из-за человеческого фактора. 

В таких случаях целесообразно использовать специализированные сервисы для бизнеса, которые автоматически проверяют статус исполнителей по ИНН на дату выплаты и сохраняют подтверждения проверки. Это позволит выстроить системный контроль за статусом исполнителей и иметь документальные доказательства должной осмотрительности при взаимодействии с налоговыми органами.